Wat is een procesbeheersysteem?

Een procesbeheersysteem is een methode die doorgaans wordt gebruikt om een ​​bedrijfsproces te plannen, te bewaken en te beheren. De term procesbeheer wordt gebruikt om alle gevolgde stappen uit te leggen om een ​​beter inzicht te krijgen in de eisen van de klant en de meest kosteneffectieve manier te bepalen om aan deze behoeften te voldoen. Het is belangrijk op te merken dat een procesbeheersysteem een ​​reeks stappen en taken kan zijn, of een computersoftwaresysteem. Ongeacht het type systeem zijn er een aantal specifieke taken en stappen die meestal moeten worden voltooid.

Elk procesbeheersysteem omvat doorgaans zes taken, die allemaal op volgorde moeten worden voltooid. De eerste taak is om het proces te definiëren, de behoeften van de klant te begrijpen, evenals de risico's en uitdagingen voor de organisatie om aan die behoeften te voldoen. Een duidelijk omschreven proces is meestal essentieel omdat het team van bedrijfsanalisten tijdens de duur van het project continu op dit item terugkeert.

Het visualiseren van het ideale proces is de volgende taak. Dit proces vereist een duidelijk begrip van het proces, industriestandaarden, overheidsvoorschriften en alle andere regels die het bedrijfsproces beheersen. Naast inzicht in de vereisten van derden, moet ook rekening worden gehouden met de huidige structuur van de organisatie en eventuele bestaande systemen.

Statistieken zijn de beste manier om een ​​basislijn van het huidige bedrijfsproces te ontwikkelen en te bepalen hoe de toepassing van een procesbeheersysteem zal helpen bij de bedrijfsvoering. In het bijzonder moet informatie over omzetsnelheid, verwerkingstijd, responstijd van de klant en eventuele vertragingen of knelpunten worden gedocumenteerd. Naar deze waarden zal worden verwezen door de implementatie van het procesbeheersysteem en moeten worden gebruikt nadat wijzigingen zijn doorgevoerd om het succes van het proces te evalueren.

Interne controles zijn vereist in elk proces en de huidige controles moeten meestal worden gedocumenteerd. Bij het gebruik van een procesbeheersysteem is het essentieel om de ontwikkeling en implementatie van interne controles in het systeem op te nemen. Deze controles zijn vereist om toegang te beheren, controletrajecten te bieden en de organisatie te ondersteunen.

Tijdens de implementatie van een procesbeheersysteem zijn er twee soorten rapporten die worden ontwikkeld. Activiteitenrapporten worden in elke fase verstrekt en verspreid onder belanghebbenden en eigenaren van bedrijfsprocessen. Het doel van deze rapporten is om iedereen op de hoogte te houden van de status van het project en om alle informatie die tijdens het proces is geleerd te documenteren. Het tweede type rapport is gebaseerd op de transacties die zijn opgetreden, geïdentificeerde problemen, omzetpercentages en andere waarden die doorgaans worden gebruikt om de prestaties te meten.