Hva er et prosessstyringssystem?

Et prosessstyringssystem er en metodikk som vanligvis brukes til å planlegge, overvåke og administrere en forretningsprosess. Begrepet prosessstyring brukes til å forklare alle trinnene som følges for å få en bedre forståelse av kundens krav, og bestemme den mest kostnadseffektive måten å imøtekomme disse behovene på. Det er viktig å merke seg at et prosessstyringssystem enten kan være en serie trinn og oppgaver, eller et dataprogramvaresystem. Uansett hvilken type system, er det en serie spesifikke oppgaver og trinn som vanligvis må fullføres.

Hvert prosessstyringssystem involverer vanligvis seks oppgaver, som alle må fullføres i orden. Den første oppgaven er å definere prosessen, forstå kundens behov, så vel som risikoer og utfordringer for organisasjonen i å imøtekomme disse behovene. En tydelig definert prosess er vanligvis viktig ettersom teamet med forretningsanalytikere vil komme tilbake til dette elementet kontinuerlig i løpet av prosjektets lengde.

Visualisering av den ideelle prosessen er tHan neste oppgave. Denne prosessen krever en klar forståelse av prosessen, bransjestandarder, statlige forskrifter og andre regler som styrer forretningsprosessen. I tillegg til å forstå krav til tredjepart, må også den nåværende strukturen i organisasjonen og alle systemer som allerede er på plass tas i betraktning.

Metrics er den beste måten å utvikle en grunnlinje i den nåværende forretningsprosessen og bestemme hvordan anvendelsen av et prosessstyringssystem vil hjelpe i forretningsdrift. Spesifikt må informasjon om omsetningsrate, behandlingstid, kundens responstid og eventuelle forsinkelser eller flaskehalser dokumenteres. Disse verdiene vil bli referert til gjennom implementeringen av prosessstyringssystemet og bør brukes etter at endringer er implementert for å evaluere suksessen med prosessen.

Internkontroller er påkrevd i enhver prosess, og CURLeiekontroller må vanligvis dokumenteres. Når du bruker et prosessstyringssystem, er det viktig å inkludere utvikling og implementering av interne kontroller i systemet. Disse kontrollene er pålagt å administrere tilgang, gi revisjonsstier og støtte organisasjonen.

Under implementeringen av et prosessstyringssystem er det to typer rapporter som er utviklet. Aktivitetsrapporter gis i alle trinn og distribueres til interessenter og forretningsprosesseiere. Hensikten med disse rapportene er å holde alle informert om statusen til prosjektet og å dokumentere all informasjonen som er lært i prosessen. Den andre typen rapport er basert på transaksjonene som oppstår, identifiserte problemer, omsetningsrater og andre verdier som vanligvis brukes til å måle ytelse.