Hva er et prosessstyringssystem?

Et prosessstyringssystem er en metodikk som vanligvis brukes til å planlegge, overvåke og administrere en forretningsprosess. Begrepet prosessstyring brukes til å forklare alle trinnene som følges for å få en bedre forståelse av kundekrav, og bestemme den mest kostnadseffektive måten å imøtekomme disse behovene. Det er viktig å merke seg at et prosessstyringssystem kan være enten en serie trinn og oppgaver, eller et programvaresystem. Uansett systemtype er det en serie spesifikke oppgaver og trinn som vanligvis må fullføres.

Hvert prosessstyringssystem involverer typisk seks oppgaver, som alle må fullføres i rekkefølge. Den første oppgaven er å definere prosessen, forstå klientens behov, samt risikoer og utfordringer for organisasjonen i å møte disse behovene. En tydelig definert prosess er vanligvis viktig ettersom teamet av forretningsanalytikere kontinuerlig vil returnere til dette elementet i løpet av prosjektets lengde.

Å visualisere den ideelle prosessen er neste oppgave. Denne prosessen krever en klar forståelse av prosessen, bransjestandarder, myndighetsbestemmelser og andre regler som styrer forretningsprosessen. I tillegg til å forstå krav fra tredjepart, må organisasjonens nåværende struktur og systemer som allerede er på plass tas i betraktning.

Metrics er den beste måten å utvikle en basislinje for den nåværende forretningsprosessen og bestemme hvordan anvendelsen av et prosessstyringssystem vil hjelpe i forretningsdriften. Spesifikt må informasjon om omsetningshastighet, behandlingstid, kundens responstid og eventuelle forsinkelser eller flaskehalser dokumenteres. Disse verdiene vil bli referert til gjennom implementeringen av prosessstyringssystemet og bør brukes etter at endringer er implementert for å evaluere suksessen til prosessen.

Interne kontroller er påkrevd i enhver prosess, og de gjeldende kontrollene må vanligvis dokumenteres. Når du bruker et prosessstyringssystem er det viktig å inkludere utvikling og implementering av interne kontroller i systemet. Disse kontrollene er nødvendige for å administrere tilgang, gi revisjonsspor og for å støtte organisasjonen.

Under implementeringen av et prosessstyringssystem er det to typer rapporter som utvikles. Aktivitetsrapporter blir gitt på alle trinn og distribuert til interessenter og eiere av forretningsprosesser. Hensikten med disse rapportene er å holde alle informert om statusen til prosjektet og å dokumentere all informasjonen som læres i prosessen. Den andre typen rapport er basert på transaksjoner som oppstår, identifiserte problemer, omsetningsrater og andre verdier som vanligvis brukes til å måle ytelsen.