O que é um sistema de gerenciamento de processos?

Um sistema de gerenciamento de processos é uma metodologia normalmente usada para planejar, monitorar e gerenciar um processo de negócios. O termo gerenciamento de processos é usado para explicar todas as etapas seguidas para obter uma melhor compreensão dos requisitos do cliente e determinar a maneira mais econômica de atender a essas necessidades. É importante observar que um sistema de gerenciamento de processos pode ser uma série de etapas e tarefas ou um sistema de software de computador. Independentemente do tipo de sistema, há uma série de tarefas e etapas específicas que geralmente devem ser concluídas. A primeira tarefa é definir o processo, entender as necessidades do cliente, bem como os riscos e desafios para a organização para atender a essas necessidades. Um processo claramente definido geralmente é essencial, pois a equipe de analistas de negócios retornará a este item continuamente durante a duração do projeto.

Visualizar o processo ideal é ta próxima tarefa. Esse processo requer uma compreensão clara do processo, padrões do setor, regulamentos governamentais e quaisquer outras regras que governem o processo de negócios. Além de entender os requisitos de terceiros, a estrutura atual da organização e quaisquer sistemas já existentes também devem ser levados em consideração.

As métricas

são a melhor maneira de desenvolver uma linha de base do processo de negócios atual e determinar como a aplicação de um sistema de gerenciamento de processos ajudará nas operações comerciais. Especificamente, as informações sobre a taxa de rotatividade, o tempo de processamento, o tempo de resposta do cliente e quaisquer atrasos ou gargalos devem ser documentados. Esses valores serão referidos através da implementação do sistema de gerenciamento de processos e devem ser usados ​​após a implementação de quaisquer alterações para avaliar o sucesso do processo.

Controles internos são necessários em qualquer processo, e o cursOs controles de aluguel normalmente devem ser documentados. Ao usar um sistema de gerenciamento de processos, é essencial incluir o desenvolvimento e a implementação de controles internos no sistema. Esses controles são necessários para gerenciar o acesso, fornecer trilhas de auditoria e apoiar a organização.

Durante a implementação de um sistema de gerenciamento de processos, existem dois tipos de relatórios desenvolvidos. Os relatórios de atividades são fornecidos em todas as etapas e distribuídos às partes interessadas e aos proprietários de processos de negócios. O objetivo desses relatórios é manter todos informados sobre o status do projeto e documentar todas as informações aprendidas no processo. O segundo tipo de relatório é baseado nas transações que ocorrem, problemas identificados, taxas de rotatividade e outros valores normalmente usados ​​para medir o desempenho.