O que é um sistema de gerenciamento de processos?
Um sistema de gerenciamento de processos é uma metodologia normalmente usada para planejar, monitorar e gerenciar um processo de negócios. O termo gerenciamento de processos é usado para explicar todas as etapas seguidas para entender melhor os requisitos do cliente e determinar a maneira mais econômica de atender a essas necessidades. É importante observar que um sistema de gerenciamento de processos pode ser uma série de etapas e tarefas ou um sistema de software de computador. Independentemente do tipo de sistema, há uma série de tarefas e etapas específicas que geralmente devem ser concluídas.
Cada sistema de gerenciamento de processos geralmente envolve seis tarefas, todas as quais devem ser concluídas em ordem. A primeira tarefa é definir o processo, entender as necessidades do cliente, bem como os riscos e desafios para a organização em atender a essas necessidades. Um processo claramente definido geralmente é essencial, pois a equipe de analistas de negócios retornará a esse item continuamente durante a duração do projeto.
Visualizar o processo ideal é a próxima tarefa. Esse processo requer uma compreensão clara do processo, dos padrões do setor, dos regulamentos governamentais e de outras regras que governam o processo comercial. Além de entender os requisitos de terceiros, a estrutura atual da organização e quaisquer sistemas já existentes também devem ser levados em consideração.
As métricas são a melhor maneira de desenvolver uma linha de base do processo de negócios atual e determinar como a aplicação de um sistema de gerenciamento de processos ajudará nas operações de negócios. Especificamente, informações sobre taxa de rotatividade, tempo de processamento, tempo de resposta do cliente e quaisquer atrasos ou gargalos devem ser documentadas. Esses valores serão referidos através da implementação do sistema de gerenciamento de processos e devem ser usados após a implementação de quaisquer alterações para avaliar o sucesso do processo.
Controles internos são necessários em qualquer processo, e os controles atuais geralmente devem ser documentados. Ao usar um sistema de gerenciamento de processos, é essencial incluir o desenvolvimento e a implementação de controles internos no sistema. Esses controles são necessários para gerenciar o acesso, fornecer trilhas de auditoria e apoiar a organização.
Durante a implementação de um sistema de gerenciamento de processos, existem dois tipos de relatórios que são desenvolvidos. Os relatórios de atividades são fornecidos em todas as etapas e distribuídos aos interessados e proprietários de processos de negócios. O objetivo desses relatórios é manter todos informados sobre o status do projeto e documentar todas as informações aprendidas no processo. O segundo tipo de relatório é baseado nas transações que ocorrem, problemas identificados, taxas de rotatividade e outros valores normalmente usados para medir o desempenho.