Vad är ett processhanteringssystem?

Ett processhanteringssystem är en metod som vanligtvis används för att planera, övervaka och hantera en affärsprocess. Termen processhantering används för att förklara alla steg som följs för att få en bättre förståelse för kundens krav och bestämma det mest kostnadseffektiva sättet att tillgodose dessa behov. Det är viktigt att notera att ett processhanteringssystem kan vara antingen en serie steg och uppgifter eller ett datorprogramvara. Oavsett typ av system finns det en serie specifika uppgifter och steg som vanligtvis måste genomföras.

Varje processhanteringssystem involverar vanligtvis sex uppgifter, som alla måste slutföras i ordning. Den första uppgiften är att definiera processen, förstå klientens behov samt riskerna och utmaningarna för organisationen när de möter dessa behov. En tydligt definierad process är vanligtvis väsentlig eftersom teamet av affärsanalytiker kommer att återvända till denna artikel kontinuerligt under projektets längd.

Att visualisera den ideala processen är nästa uppgift. Denna process kräver en tydlig förståelse av processen, industristandarder, myndighetsregler och andra regler som styr affärsprocessen. Förutom att förstå krav från tredje part måste organisationens nuvarande struktur och system som redan finns också beaktas.

Metrics är det bästa sättet att utveckla en baslinje för den nuvarande affärsprocessen och bestämma hur tillämpningen av ett processhanteringssystem kommer att hjälpa till i affärsverksamheten. Specifikt måste information om omsättningshastighet, behandlingstid, kundens svarstid och eventuella förseningar eller flaskhalsar dokumenteras. Dessa värden kommer att hänvisas till genom implementeringen av processhanteringssystemet och bör användas efter eventuella förändringar för att utvärdera processens framgång.

Interna kontroller krävs i alla processer, och de aktuella kontrollerna måste vanligtvis dokumenteras. När man använder ett processhanteringssystem är det viktigt att inkludera utveckling och implementering av interna kontroller i systemet. Dessa kontroller krävs för att hantera åtkomst, tillhandahålla revisionsspår och för att stödja organisationen.

Under implementeringen av ett processhanteringssystem finns det två typer av rapporter som utvecklas. Aktivitetsrapporter tillhandahålls i varje steg och distribueras till intressenter och affärsprocessägare. Syftet med dessa rapporter är att hålla alla informerade om projektets status och att dokumentera all information som lärt sig i processen. Den andra typen av rapport är baserad på de transaktioner som inträffar, identifierade problem, omsättningshastigheter och andra värden som vanligtvis används för att mäta prestanda.