Was ist ein Prozessmanagementsystem?
Ein Prozessmanagementsystem ist eine Methode, die normalerweise zum Planen, Überwachen und Verwalten von Geschäftsprozessen verwendet wird. Der Begriff Prozessmanagement wird verwendet, um alle Schritte zu erläutern, die zum besseren Verständnis der Kundenanforderungen ausgeführt wurden, und um den kostengünstigsten Weg zu finden, um diese Anforderungen zu erfüllen. Es ist wichtig zu beachten, dass ein Prozessmanagementsystem entweder eine Reihe von Schritten und Aufgaben oder ein Computersoftwaresystem sein kann. Unabhängig von der Art des Systems gibt es eine Reihe spezifischer Aufgaben und Schritte, die normalerweise ausgeführt werden müssen.
Jedes Prozessmanagementsystem umfasst normalerweise sechs Aufgaben, die alle in der richtigen Reihenfolge ausgeführt werden müssen. Die erste Aufgabe besteht darin, den Prozess zu definieren, die Bedürfnisse des Kunden sowie die Risiken und Herausforderungen für das Unternehmen zu verstehen, um diese Bedürfnisse zu erfüllen. Ein klar definierter Prozess ist in der Regel unabdingbar, da das Team von Geschäftsanalysten während der gesamten Projektdauer kontinuierlich zu diesem Thema zurückkehrt.
Den idealen Prozess zu visualisieren, ist die nächste Aufgabe. Dieser Prozess erfordert ein klares Verständnis des Prozesses, der Industriestandards, der behördlichen Vorschriften und anderer Regeln, die den Geschäftsprozess regeln. Neben dem Verständnis der Anforderungen von Drittanbietern müssen auch die aktuelle Struktur der Organisation und bereits vorhandene Systeme berücksichtigt werden.
Metriken sind der beste Weg, um eine Basis des aktuellen Geschäftsprozesses zu entwickeln und zu bestimmen, wie die Anwendung eines Prozessmanagementsystems den Geschäftsbetrieb unterstützt. Insbesondere müssen Informationen zu Fluktuationsrate, Bearbeitungszeit, Kundenantwortzeit und etwaigen Verzögerungen oder Engpässen dokumentiert werden. Auf diese Werte wird durch die Implementierung des Prozessmanagementsystems Bezug genommen. Sie sollten verwendet werden, nachdem Änderungen vorgenommen wurden, um den Erfolg des Prozesses zu bewerten.
Interne Kontrollen sind in jedem Prozess erforderlich, und die aktuellen Kontrollen müssen in der Regel dokumentiert werden. Bei der Verwendung eines Prozessmanagementsystems ist es wichtig, die Entwicklung und Implementierung interner Kontrollen in das System einzubeziehen. Diese Kontrollen sind erforderlich, um den Zugriff zu verwalten, Audit-Trails bereitzustellen und die Organisation zu unterstützen.
Bei der Implementierung eines Prozessmanagementsystems werden zwei Arten von Berichten entwickelt. Aktivitätsberichte werden in jeder Phase bereitgestellt und an Stakeholder und Geschäftsprozessverantwortliche verteilt. Ziel dieser Berichte ist es, alle über den Projektstatus auf dem Laufenden zu halten und alle dabei gewonnenen Informationen zu dokumentieren. Der zweite Berichtstyp basiert auf den aufgetretenen Transaktionen, identifizierten Problemen, Fluktuationsraten und anderen Werten, die normalerweise zur Messung der Leistung verwendet werden.