Hvad er et processtyringssystem?
Et processtyringssystem er en metode, der typisk bruges til at planlægge, overvåge og styre en forretningsproces. Udtrykket processtyring bruges til at forklare alle de trin, der følges for at få en bedre forståelse af klientkrav og bestemme den mest omkostningseffektive måde at imødekomme disse behov. Det er vigtigt at bemærke, at et processtyringssystem enten kan være en række trin og opgaver eller et computersoftwaresystem. Uanset typen af system er der en række specifikke opgaver og trin, der normalt skal udføres.
Hvert processtyringssystem involverer typisk seks opgaver, som alle skal udføres i rækkefølge. Den første opgave er at definere processen, forstå klientens behov samt risici og udfordringer for organisationen ved at imødekomme disse behov. En klart defineret proces er normalt vigtig, da teamet af forretningsanalytikere kontinuerligt vender tilbage til dette punkt i løbet af projektets længde.
Visualisering af den ideelle proces er den næste opgave. Denne proces kræver en klar forståelse af processen, industristandarder, regeringsbestemmelser og eventuelle andre regler, der styrer forretningsprocessen. Ud over at forstå krav fra tredjepart, skal organisationens nuværende struktur og eventuelle allerede eksisterende systemer også tages i betragtning.
Metrics er den bedste måde at udvikle en basislinje for den aktuelle forretningsproces og bestemme, hvordan anvendelsen af et processtyringssystem vil hjælpe i forretningsdrift. Specifikt skal oplysninger om omsætningshastighed, behandlingstid, kundens responstid og eventuelle forsinkelser eller flaskehalse dokumenteres. Disse værdier henvises til gennem implementeringen af processtyringssystemet og skal bruges, når eventuelle ændringer er implementeret for at evaluere processens succes.
Intern kontrol er påkrævet i enhver proces, og de aktuelle kontroller skal typisk dokumenteres. Når du bruger et processtyringssystem, er det vigtigt at inkludere udvikling og implementering af interne kontroller i systemet. Disse kontroller er nødvendige for at administrere adgang, levere revisionsspor og for at støtte organisationen.
Under implementeringen af et processtyringssystem er der to typer rapporter, der udvikles. Aktivitetsrapporter leveres på alle trin og distribueres til interessenter og forretningsprocessejere. Formålet med disse rapporter er at holde alle orienteret om projektets status og dokumentere alle de indlærte oplysninger under processen. Den anden type rapport er baseret på de transaktioner, der finder sted, identificerede problemer, omsætningshastigheder og andre værdier, der typisk bruges til at måle ydelsen.