Cos'è un sistema di gestione dei processi?
Un sistema di gestione dei processi è una metodologia in genere utilizzata per pianificare, monitorare e gestire un processo aziendale. Il termine gestione dei processi viene utilizzato per spiegare tutti i passaggi seguiti per ottenere una migliore comprensione dei requisiti del cliente e determinare il modo più economico per soddisfare queste esigenze. È importante notare che un sistema di gestione dei processi può essere una serie di passaggi e attività o un sistema software per computer. Indipendentemente dal tipo di sistema, esistono una serie di compiti e passaggi specifici che di solito devono essere completati.
Ogni sistema di gestione del processo in genere coinvolge sei attività, che devono essere completate in ordine. Il primo compito è definire il processo, comprendere le esigenze del cliente, nonché i rischi e le sfide per l'organizzazione nel soddisfare tali esigenze. Un processo chiaramente definito di solito è essenziale poiché il team di analisti aziendali tornerà a questo articolo continuamente durante la lunghezza del progetto.
Visualizzazione del processo ideale è tHa compiuto compito. Questo processo richiede una chiara comprensione del processo, degli standard del settore, delle normative governative e di qualsiasi altra regola che regola il processo aziendale. Oltre a comprendere i requisiti di terze parti, devono essere presi in considerazione anche l'attuale struttura dell'organizzazione e qualsiasi sistema già in atto.
Le metriche sono il modo migliore per sviluppare una base dell'attuale processo aziendale e determinare come l'applicazione di un sistema di gestione dei processi aiuterà nelle operazioni aziendali. In particolare, le informazioni sul tasso di fatturato, sul tempo di elaborazione, sui tempi di risposta del cliente e eventuali ritardi o colli di bottiglia devono essere documentati. Questi valori verranno indicati attraverso l'implementazione del sistema di gestione dei processi e dovrebbero essere utilizzati dopo che eventuali modifiche sono state implementate per valutare il successo del processo.
I controlli interni sono richiesti in qualsiasi processo e il CURI controlli degli affitti in genere devono essere documentati. Quando si utilizza un sistema di gestione dei processi, è essenziale includere lo sviluppo e l'implementazione dei controlli interni nel sistema. Questi controlli sono necessari per gestire l'accesso, fornire percorsi di audit e supportare l'organizzazione.
Durante l'implementazione di un sistema di gestione dei processi, ci sono due tipi di report sviluppati. I rapporti di attività sono forniti in ogni fase e distribuiti agli stakeholder e ai proprietari di processi aziendali. Lo scopo di questi rapporti è di tenere tutti informati sullo stato del progetto e di documentare tutte le informazioni apprese nel processo. Il secondo tipo di report si basa sulle transazioni che si verificano, problemi identificati, tassi di turnover e altri valori in genere utilizzati per misurare le prestazioni.