Qu'est-ce qu'une base de données de flux de travail?
Une base de données de flux de travaux est un lieu de création, de révision et de promotion de travaux dans un système. Il est généralement utilisé pour gérer un projet avec plusieurs utilisateurs dans un espace de travail virtuel partagé ou un outil centralisé. Lorsqu'une pièce de données ou une documentation est créée et passe par un système de développement et d'approbation avant d'être livrée à un client, une base de données de flux de travaux peut être particulièrement utile pour gérer l'attribution de tâches et surveiller les délais à chaque phase.
D'une manière générale, une base de données peut être un lieu de stockage d'informations. Qu'il s'agisse d'un grand nombre de petits éléments d'information rassemblés dans un système plus grand ou d'un seul développement nécessitant plusieurs entrées, une base de données de flux de travaux fournit un moyen d'interagir avec les données. Parfois, une base de données est un outil de récupération d'informations uniquement, mais lorsqu'elle est utilisée pour un flux de travail, elle peut devenir le principal espace d'une société ou d'un projet.
L'exécution de tâches dans une base de données de flux de travaux commence souvent par l'évaluation des besoins des projets, l'identification de ceux qui ont besoin d'accéder à des fonctions spécifiques et la création de la base de données proprement dite. En règle générale, quels que soient les systèmes de flux de travail traditionnels en place dans une entreprise, ils peuvent être transférés sur une plate-forme informatique. Si un dessin de conception matérielle ou un logiciel, par exemple, était créé sur un ordinateur individuel, puis placé dans un emplacement partagé du réseau de l'entreprise, dans la base de données de workflow, ce même dessin pourrait être créé et placé dans une zone de travail similaire à un lecteur de partage. Ceux qui ont la permission de se connecter à la zone peuvent voir ou manipuler le dessin.
Lorsqu'une pièce de données traverse un système pour être complétée et améliorée, et souvent pour être intégrée dans un produit plus grand, une base de données de flux de travail peut être utilisée pour la déplacer. Une corbeille centrale ou un dossier peut contenir les noms d'utilisateurs qui ont chacun une tâche à accomplir pour l'achèvement d'un produit. Une fois les données initialisées, elles peuvent être réintégrées dans la zone de workflow principale et attribuées à la personne suivante qui doit y travailler. Cette personne ou ce service effectuera les mises à jour nécessaires et archivera les données à attribuer au travailleur suivant, qui pourra ensuite les approuver et les placer dans un autre domaine de la base de données.
En tant que système global, une base de données de flux de travail peut être utilisée pour créer la première version ou la première itération d'un élément et peut le transporter jusqu'au processus d'approbation de signature, le cas échéant. L'examen de la structure organisationnelle principale du flux de travail peut révéler une répartition similaire à celle d'un résumé papier et de la vue d'ensemble d'un projet. Les étapes de développement, les délais de livraison en interne et aux clients, ainsi que les responsables tout au long des étapes de réalisation constituent souvent l’interface de la première page de la base de données des flux de travaux. Les utilisateurs individuels reçoivent ensuite des notifications ou vérifient les affectations sur leur PC afin de récupérer du travail et de terminer des tâches pour atteindre un objectif de travail commun.