Vad är en arbetsflödesdatabas?
En arbetsflödesdatabas är en plats för att skapa, revidera och marknadsföra arbetsstycken i ett system. Det används vanligtvis för att hantera ett projekt med flera användare inom en delad virtuell arbetsyta eller centraliserat verktyg. När en del av data eller dokumentation skapas och rör sig genom ett utvecklings- och godkännandesystem före leverans till en kund kan en arbetsflödesdatabas vara särskilt användbar för att hantera uppgifter och övervaka tidsfristerna i varje fas.
I allmänna termer kan en databas vara en lagringsplats för information. Oavsett om uppgifterna är många små informationsdelar som samlas in i ett större system eller är en stor utveckling som kräver flera ingångar, ger en arbetsflödesdatabas ett sätt att interagera med uppgifterna. Ibland är en databas endast ett verktyg för informationshämtning, men när det används för arbetsflöde kan det bli det viktigaste utrymmet för ett företag eller projekt.
Att utföra uppgifter i en arbetsflödesdatabas börjar ofta med att bedöma projektens behov, identifiera de som behöver åtkomst till specifika funktioner och skapa den faktiska databasen. Vanligtvis kan vad traditionella arbetsflödessystem som finns på ett företag överföras till en datorplattform. Om en hårdvarudesignteckning eller mjukvara, till exempel, skapades på en enskild persondator och sedan placerades på en delad plats på ett företagsnätverk, inom en arbetsflödesdatabas kan samma ritning skapas och placeras i ett arbetsområde som liknar en aktieenhet. De med tillstånd att logga in på området kan visa eller manipulera ritningen.
När en del av data rör sig genom ett system för tillägg och förbättringar, och ofta för integration i en större produkt, kan en arbetsflödesdatabas användas för att flytta stycket. En central fack eller mapp kan innehålla namn på användare som var och en har en uppgift att slutföra mot slutförandet av en produkt. Efter DATA initieras, det kan kontrolleras tillbaka till det huvudsakliga arbetsflödesområdet och tilldelas nästa person som ska arbeta med det. Denna individ eller avdelning kommer att göra nödvändiga uppdateringar och checka in uppgifterna för tilldelning till nästa arbetare som sedan kan godkänna uppgifterna och placera dem i ett annat område i databasen.
Som ett övergripande system kan en arbetsflödesdatabas användas för att skapa den första versionen eller iterationen av ett objekt och kan bära objektet hela vägen till signaturgodkännandeprocessen som krävs för slutförande. Att titta på den huvudsakliga organisationsstrukturen för arbetsflödet kan visa en uppdelning som liknar en pappersöversikt och översikt över ett projekt. Utvecklingsstadier, tidsfrister för leverans internt och till kunder och ansvarsfulla personer längs stegen till slutförande utgör ofta framsidans gränssnitt i arbetsflödesdatabasen. Enskilda användare får sedan aviseringar eller kontroller om uppdrag på sina datorer för att hämta arbete och slutföra uppgifter mot en Common arbetsmål.