Vad är en arbetsflödesdatabas?
En arbetsflödesdatabas är en plats för att skapa, revidera och marknadsföra arbete i ett system. Det används vanligtvis för att hantera ett projekt med flera användare inom ett delat virtuellt arbetsområde eller ett centralt verktyg. När en databas eller dokumentation skapas och rör sig genom ett utvecklings- och godkännandesystem innan leverans till en kund, kan en arbetsflödesdatabas vara särskilt användbar när det gäller att hantera tilldelningen av uppgifter och övervaka tidsfristerna i varje fas.
I allmänna termer kan en databas vara en lagringsplats för information. Oavsett om uppgifterna är många små informationsdelar som samlas i ett större system eller är en stor utveckling som kräver flera ingångar, ger en arbetsflödesdatabas ett sätt att interagera med data. Ibland är en databas bara ett verktyg för att hämta information, men när den används för arbetsflöde kan den bli huvudutrymmet för ett företag eller ett projekt.
Att utföra uppgifter i en arbetsflödesdatabas börjar ofta med att bedöma projektens behov, identifiera de som behöver tillgång till specifika funktioner och skapa den faktiska databasen. Vanligtvis kan oavsett traditionella arbetsflödessystem som finns på ett företag överföras till en datorplattform. Om en hårdkonstruktionsritning eller mjukvara till exempel skapades på en enskild persondator och sedan placerades på en delad plats i ett företagsnätverk, inom en arbetsflödesdatabas kunde samma ritning skapas och placeras i ett arbetsområde som liknar en aktiedrift. De med tillåtelse att logga in i området kan visa eller manipulera ritningen.
När en bit data rör sig genom ett system för tillägg och förbättringar, och ofta för integration i en större produkt, kan en arbetsflödesdatabas användas för att flytta stycket. En central korg eller mapp kan innehålla namn på användare som var och en har en uppgift att slutföra mot slutförandet av en produkt. När uppgifterna har initierats kan de kontrolleras tillbaka till huvudflödesområdet och tilldelas nästa person som ska arbeta med det. Denna person eller avdelning kommer att göra de nödvändiga uppdateringarna och kolla in data för tilldelning till nästa arbetare som sedan kan godkänna uppgifterna och placera dem i ett annat område i databasen.
Som ett övergripande system kan en arbetsflödesdatabas användas för att skapa den första versionen eller iterationen av ett objekt och kan föra objektet hela vägen till signaturgodkännandeprocessen efter behov. Att titta på den huvudsakliga organisationsstrukturen för arbetsflödet kan visa en uppdelning som liknar den i en pappersöversikt och översikt över ett projekt. Utvecklingsstadier, tidsfrister för leverans internt och till kunder och ansvariga personer längs stegen till färdigarbete utgör ofta gränssnittet på arbetsflödesdatabasen. Enskilda användare får sedan aviseringar eller letar efter uppdrag på sina datorer för att hämta arbete och slutföra uppgifter mot ett gemensamt arbetsmål.