ワークフローデータベースとは

ワークフローデータベースは、システム内の作業を作成、修正、および促進するための場所です。 通常、共有仮想ワークスペースまたは集中ツール内で複数のユーザーを使用してプロジェクトを管理するために使用されます。 データまたはドキュメントが作成され、顧客に配信される前に開発および承認システムを通過する場合、ワークフローデータベースは、各フェーズでタスクの割り当てを管理し、期限を監視するのに特に役立ちます。

一般的に、データベースは情報の保管場所になります。 データが、より大きなシステムに集められる多くの小さな情報であっても、複数の入力を必要とする大規模な開発であっても、ワークフローデータベースはデータと対話する手段を提供します。 データベースは情報検索専用のツールである場合もありますが、ワークフローに使用すると、会社やプロジェクトのメインスペースになる場合があります。

ワークフローデータベース内でのタスクの実行は、多くの場合、プロジェクトのニーズの評価、特定の機能へのアクセスが必要なプロジェクトの特定、および実際のデータベースの作成から始まります。 通常、企業で導入されている従来のワークフローシステムは、コンピュータープラットフォームに移行できます。 たとえば、ハードウェア設計の図面またはソフトウェアが個々のパーソナルコンピューターで作成され、ワー​​クフローデータベース内の会社のネットワーク上の共有場所に配置された場合、同じ図面を作成し、次のような作業領域に配置できます。共有ドライブ。 その領域にログインする権限を持つユーザーは、図面を表示または操作できます。

データの一部が追加や改善のためにシステム内を移動し、より大きな製品に統合される場合は、ワークフローデータベースを使用してその部分を移動できます。 中央のビンまたはフォルダーには、製品の完成に向けて完了するタスクを持つユーザーの名前を含めることができます。 データが開始されると、メインワークフローエリアにチェックインされ、次に作業する次の人に割り当てられます。 この個人または部門は必要な更新を行い、データをチェックインして次のワーカーに割り当てます。次のワーカーはデータを承認し、データベースの別の領域に配置します。

全体的なシステムとして、ワークフローデータベースを使用して、アイテムの最初のバージョンまたは反復を作成し、完了に必要な署名承認プロセスに至るまでアイテムを運ぶことができます。 ワークフローの主要な組織構造を見ると、紙の要約やプロジェクトの概要と同様の内訳が示されます。 開発の段階、社内および顧客への納品期限、および完了までのステップに沿った責任者は、多くの場合、ワークフローデータベースのフロントページインターフェイスを構成します。 その後、個々のユーザーは通知を受信するか、PCで割り当てを確認して、共通の作業目標に向かって作業を取得し、タスクを完了します。