Qu'est-ce que la mémoire organisationnelle?
La mémoire organisationnelle est un terme utilisé dans les entreprises pour décrire l'ensemble des informations, acquisitions et expériences d'une entité ou d'une entreprise. La mémoire organisationnelle peut prendre la forme d’enregistrements, de bases de données, d’histoires financières ainsi que des expériences et des connaissances individuelles des travailleurs. De nombreuses entreprises ayant un succès à long terme prennent des précautions particulières pour conserver des mémoires organisationnelles tangibles et intangibles.
Une grande partie de la mémoire organisationnelle se résume à des archives de toutes les activités de la société remontant à ses débuts. Les dossiers des employés, les bilans annuels, la modification des codes et règles des employés et même les lettres de clients constituent l'essentiel de l'historique tangible d'une organisation. Dans certains cas, la conservation minutieuse de ces enregistrements est nécessaire pour des raisons d'assurance, fiscales et juridiques; Par exemple, une entreprise en cours d'audit peut avoir besoin de documents financiers de plusieurs années à sa portée. Dans d'autres situations, toutefois, ces enregistrements sont soigneusement conservés de manière à conserver un historique minutieusement documenté de l'existence d'une organisation. Tout comme les photos de famille et les fiches de rapport enregistrées, les documents archivés de la société détaillent toutes les étapes qui ont conduit une organisation à ce jour.
Pendant la majeure partie du XXe siècle, les documents historiques ont souvent été stockés dans des classeurs poussiéreux, ce qui les rend inaccessibles et souvent inutiles. Depuis l'avènement des ordinateurs, de nombreuses entreprises ont commencé à stocker des enregistrements numériques dans des bases de données permettant des références croisées. Avec une base de données bien organisée, les informations peuvent être récupérées rapidement et facilement, ce qui permet d'économiser des heures de recherche dans les fichiers. De plus, la tenue de dossiers numériques peut préserver la mémoire organisationnelle des catastrophes telles que des incendies ou des inondations.
Le côté humain de la mémoire organisationnelle est souvent considéré comme encore plus précieux pour le statut à long terme de l'entreprise. Les travailleurs qui approchent de la retraite ou ceux qui changent de carrière peuvent posséder des décennies de connaissances sur l'entreprise, leurs emplois, ainsi que sur le passé et l'avenir de l'organisation. Sans un mécanisme permettant de transmettre ce type de connaissances, une entreprise peut être amenée à se réinventer à chaque nouvelle génération de travailleurs. De nombreuses entreprises créent des systèmes d'apprentissage qui permettent aux travailleurs expérimentés de former de nouveaux employés et de leur présenter les détails de l'exécution du travail. En créant un programme clair et complet à partir du partage des connaissances, les entreprises peuvent garantir le maintien de l'excellence, malgré le changement de garde.
La préservation de la mémoire organisationnelle est un moyen de relier l'avenir d'une entreprise à son passé. En encourageant le passage des connaissances et la préservation des données importantes, les origines et les valeurs fondamentales d'une organisation peuvent être renforcées, génération par génération. En créant des méthodes de stockage de données accessibles et sûres et en encourageant les apprentissages, une entreprise peut travailler pour créer une réputation durable et un héritage qui se construit d'année en année.