Co to jest pamięć organizacyjna?

Pamięć organizacyjna to termin używany w biznesie do opisywania całości informacji, przejęć i doświadczeń jednostki lub firmy. Pamięć organizacyjna jest kwestią zarówno osobistą, jak i praktyczną i może istnieć w postaci rejestrów, baz danych, raportów finansowych oraz indywidualnych doświadczeń i wiedzy pracowników. Wiele firm dba o długoterminowy sukces, aby zachować zarówno materialne, jak i niematerialne wspomnienia organizacyjne.

Znaczna część pamięci organizacyjnej opiera się na pisemnych zapisach wszystkich działań firmy, które sięgają początków. Rejestry pracownicze, roczne bilanse, zmiana kodów i zasad pracowniczych, a nawet listy od klientów stanowią większość namacalnej historii firmy. W niektórych przypadkach konieczne jest staranne prowadzenie tych rejestrów ze względów aktuarialnych, podatkowych i prawnych. Na przykład firma poddawana audytowi może potrzebować dokumentów finansowych o wartości kilku lat. Jednak w innych sytuacjach zapisy te są starannie przechowywane, aby zachować dokładnie udokumentowaną historię istnienia organizacji. Podobnie jak zdjęcia rodzinne i przechowywane opinie, zarchiwizowane dokumenty firmowe opisują każdy krok, jaki dotychczas podjęła organizacja.

 
Przez cały XX wiek dokumenty historyczne były często przechowywane w zakurzonych szafkach na akta, co czyni je niedostępnymi i często nieużytecznymi. Od czasu pojawienia się komputerów wiele firm zaczęło przechowywać cyfrowe rekordy w bazach danych, które umożliwiają odsyłacze. Dzięki dobrze zorganizowanej bazie danych dostęp do informacji można uzyskać szybko i łatwo, unikając godzin wyszukiwania plików. Ponadto nagrywanie cyfrowe może chronić pamięć organizacyjną przed katastrofami, takimi jak pożary lub powodzie.

Ludzka strona pamięci organizacyjnej jest często postrzegana jako jeszcze bardziej wartościowa dla długoterminowego statusu firmy. Pracownicy zbliżający się do przejścia na emeryturę lub zmieniający karierę mogą mieć dziesięciolecia wiedzy o firmie, jej pracy oraz przeszłości i przyszłości organizacji. Bez mechanizmu dzielenia się tego rodzaju wiedzą firma może potrzebować ponownego wynalezienia się z każdym nowym pokoleniem pracowników. Wiele firm tworzy systemy szkoleniowe, dzięki którym doświadczeni pracownicy mogą szkolić nowych pracowników i wyjaśniać szczegóły wykonywania pracy. Tworząc przejrzysty i kompleksowy program wymiany wiedzy, firmy mogą zapewnić ciągłość doskonałości pomimo zmiany warty.

 
Utrzymanie pamięci organizacyjnej jest sposobem na połączenie przyszłości firmy z przeszłością. Promując transfer wiedzy i przechowywanie ważnych danych, pochodzenie i podstawowe wartości organizacji można wzmocnić z pokolenia na pokolenie. Tworząc dostępne i bezpieczne metody przechowywania danych oraz promując szkolenia zawodowe, firma może pomóc w tworzeniu trwałej reputacji i dziedzictwa, które są odbudowywane każdego roku.