Was ist organisatorisches Gedächtnis?
Organisationsgedächtnis ist ein Begriff, der im Geschäftsleben verwendet wird, um die Gesamtheit der Informationen, Akquisitionen und Erfahrungen einer Entität oder eines Unternehmens zu beschreiben. Das organisatorische Gedächtnis ist sowohl eine persönliche als auch eine praktische Überlegung und kann in Form von Aufzeichnungen, Datenbanken, Finanzberichten sowie den individuellen Erfahrungen und Kenntnissen der Arbeitnehmer bestehen. Viele Unternehmen treffen im Hinblick auf langfristigen Erfolg sorgfältige Vorkehrungen, um sowohl materielle als auch immaterielle organisatorische Erinnerungen zu bewahren.
Ein Großteil des organisatorischen Gedächtnisses beruht auf schriftlichen Aufzeichnungen aller Aktivitäten des Unternehmens, die bis zu seinen Anfängen zurückreichen. Mitarbeiterdatensätze, Jahresbilanzen, sich ändernde Mitarbeitercodes und -regeln und sogar Briefe von Kunden machen den größten Teil der greifbaren Historie eines Unternehmens aus. In einigen Fällen ist die sorgfältige Pflege dieser Aufzeichnungen aus versicherungstechnischen, steuerlichen und rechtlichen Gründen erforderlich. Beispielsweise muss ein Unternehmen, das sich einer Prüfung unterzieht, möglicherweise über Finanzdokumente im Wert von mehreren Jahren verfügen. In anderen Situationen werden diese Aufzeichnungen jedoch sorgfältig aufbewahrt, um eine sorgfältig dokumentierte Geschichte der Existenz einer Organisation zu bewahren. Wie Familienfotos und gespeicherte Zeugnisse beschreiben archivierte Unternehmensdokumente jeden Schritt, der eine Organisation bis heute geführt hat.
Während des gesamten 20. Jahrhunderts wurden historische Dokumente häufig in staubigen Aktenschränken aufbewahrt, wodurch sie unzugänglich und oft unbrauchbar wurden. Seit dem Aufkommen der Computer haben viele Unternehmen damit begonnen, digitale Aufzeichnungen in Datenbanken zu speichern, die Querverweise ermöglichen. Mit einer gut organisierten Datenbank können Informationen schnell und einfach abgerufen werden, wodurch stundenlanges Durchsuchen von Dateien vermieden wird. Darüber hinaus kann die digitale Aufzeichnung das organisatorische Gedächtnis vor Katastrophen wie Bränden oder Überschwemmungen bewahren.
Die menschliche Seite des organisatorischen Gedächtnisses wird oft als noch wertvoller für den langfristigen Status des Unternehmens angesehen. Arbeitnehmer, die sich dem Ruhestand nähern oder sich beruflich verändern, verfügen möglicherweise über jahrzehntelanges Wissen über das Unternehmen, ihre Arbeit sowie die Vergangenheit und Zukunft der Organisation. Ohne einen Mechanismus zur Weitergabe dieser Art von Wissen muss sich ein Unternehmen möglicherweise mit jeder neuen Generation von Arbeitnehmern neu erfinden. Viele Unternehmen schaffen Ausbildungssysteme, mit denen erfahrene Mitarbeiter neue Mitarbeiter ausbilden und ihnen die Einzelheiten der Arbeitsausführung erläutern können. Indem Unternehmen ein klares und umfassendes Programm für den Wissensaustausch erstellen, können sie sicherstellen, dass die Spitzenleistungen trotz des Wachwechsels fortgesetzt werden.
Der Erhalt des organisatorischen Gedächtnisses ist ein Mittel, um die Zukunft eines Unternehmens mit seiner Vergangenheit zu verbinden. Durch die Förderung der Weitergabe von Wissen und die Aufbewahrung wichtiger Daten können die Ursprünge und Grundwerte einer Organisation von Generation zu Generation gestärkt werden. Durch die Schaffung zugänglicher und sicherer Datenspeichermethoden und die Förderung der Lehrlingsausbildung kann ein Unternehmen dazu beitragen, einen nachhaltigen Ruf und ein Vermächtnis zu schaffen, die mit jedem Jahr neu aufgebaut werden.