Hvad er organisatorisk hukommelse?
Organisationshukommelse er et udtryk, der bruges i erhvervslivet til at beskrive den samlede mængde information, erhvervelser og oplevelser fra en enhed eller virksomhed. Både en personlig og praktisk overvejelse, organisatorisk hukommelse kan have form af poster, databaser, økonomiske historier og arbejdstagernes individuelle erfaringer og viden. Mange virksomheder med henblik på langsigtet succes tager omhyggelige forholdsregler for at bevare både håndgribelige og immaterielle organisatoriske minder.
En hel del organisatorisk hukommelse koges sammen med skriftlige poster over al virksomhedsaktivitet, der går tilbage til dens begyndelse. Medarbejderregistre, årlige balance, ændring af medarbejderkoder og regler og endda breve fra kunder udgør hovedparten af håndgribelig historie for en organisation. I nogle tilfælde er omhyggelig vedligeholdelse af disse poster nødvendige af forsikringsmæssige, skattemæssige og juridiske grunde; for eksempel kan et selskab, der gennemgår en revision, have brug for flere års værdi af økonomiske dokumenter tæt ved hånden. I andre situationer opretholdes disse poster dog omhyggeligt for at bevare en omhyggelig dokumenteret historie om en organisations eksistens. Ligesom familiefotografier og gemte rapportkort detaljerede arkiverede virksomhedsdokumenter hvert trin, der har ført en organisation til i dag.
Gennem det meste af det 20. århundrede blev historiske dokumenter ofte opbevaret i støvede arkiveringsskabe, hvilket gjorde dem utilgængelige og ofte ubrukelige. Siden fremkomsten af computere er mange virksomheder begyndt at opbevare digitale poster i databaser, der tillader krydshenvisning. Med en velorganiseret database kan oplysninger hurtigt og nemt hentes, hvilket sparer timers søgning gennem filer. Derudover kan digital optagelse bevare organisatorisk hukommelse fra katastrofer som brande eller oversvømmelser.
Den menneskelige side af organisatorisk hukommelse betragtes ofte som endnu mere værdifuld for virksomhedens langsigtede status. Arbejdstagere, der nærmer sig pensionering, eller de, der skifter karriere, kan have årtiers viden om virksomheden, deres job og organisationens fortid og fremtid. Uden en mekanisme til at videregive denne type viden videre, kan en virksomhed muligvis genopfinde sig med hver nye generation af arbejdere. Mange virksomheder opretter lærlingesystemer, der giver erfarne medarbejdere mulighed for at uddanne nye medarbejdere og introducere dem til detaljerne om, hvordan jobbet udføres. Ved at skabe et klart og omfattende program fra videndeling, kan virksomheder sikre, at ekspertise fortsættes, på trods af at skiftet skifter.
Bevarelse af organisatorisk hukommelse er et middel til at forbinde en virksomheds fremtid med dens fortid. Ved at tilskynde til viden og bevarelse af vigtige data, kan organisationens oprindelse og kerneværdier styrkes, generation for generation. Ved at skabe tilgængelige og sikre datalagringsmetoder og tilskynde til praktikpladser, kan en virksomhed arbejde for at skabe et bæredygtigt omdømme og arv, der bygger med hvert år, der går.