O que é memória organizacional?
Memória organizacional é um termo usado nos negócios para descrever o corpo total de informações, aquisições e experiências de uma entidade ou empresa. Tanto na consideração pessoal quanto na prática, a memória organizacional pode assumir a forma de registros, bancos de dados, históricos financeiros e as experiências e conhecimentos individuais dos trabalhadores. Muitas empresas, com vistas ao sucesso a longo prazo, tomam precauções cuidadosas na manutenção de memórias organizacionais tangíveis e intangíveis.
Uma grande quantidade de memória organizacional se resume a registros escritos de todas as atividades da empresa que datam de seu início. Registros de funcionários, balanços anuais, alteração de códigos e regras de funcionários e até cartas de clientes formam a maior parte do histórico tangível de uma organização. Em alguns casos, a manutenção cuidadosa desses registros é necessária por razões de seguro, impostos e legais; por exemplo, uma empresa submetida a uma auditoria pode precisar ter vários anos de documentos financeiros à mão. Em outras situações, no entanto, esses registros são cuidadosamente mantidos para preservar um histórico documentado cuidadoso da existência de uma organização. Como fotografias de família e boletins salvos, os documentos arquivados da empresa detalham cada passo que levou uma organização até os dias atuais.
Durante a maior parte do século XX, os documentos históricos foram freqüentemente armazenados em arquivos empoeirados, tornando-os inacessíveis e geralmente inúteis. Desde o advento dos computadores, muitas empresas começaram a armazenar registros digitais em bancos de dados que permitem a referência cruzada. Com um banco de dados bem organizado, as informações podem ser rápida e facilmente recuperadas, poupando horas de pesquisa nos arquivos. Além disso, a manutenção de registros digitais pode preservar a memória organizacional de desastres como incêndios ou inundações.
O lado humano da memória organizacional é frequentemente considerado ainda mais valioso para o status de longo prazo da empresa. Os trabalhadores que estão se aproximando da aposentadoria ou mudam de carreira podem ter décadas de conhecimento sobre a empresa, seus empregos e o passado e o futuro da organização. Sem um mecanismo para transmitir esse tipo de conhecimento, uma empresa pode ter que se reinventar a cada nova geração de trabalhadores. Muitas empresas criam sistemas de aprendizes que permitem que funcionários experientes treinem novos funcionários e os apresentem aos detalhes de como o trabalho é realizado. Ao criar um programa claro e abrangente a partir do compartilhamento de conhecimento, as empresas podem garantir que a excelência seja continuada, apesar da mudança de guarda.
Preservar a memória organizacional é um meio de conectar o futuro de uma empresa ao passado. Ao incentivar a passagem de conhecimento e a preservação de dados importantes, as origens e os valores centrais de uma organização podem ser reforçados, geração por geração. Ao criar métodos de armazenamento de dados acessíveis e seguros e incentivar a aprendizagem, uma empresa pode trabalhar para criar uma reputação e um legado sustentáveis que se desenvolvem a cada ano que passa.