Che cos'è la memoria organizzativa?
La memoria organizzativa è un termine usato nel mondo degli affari per descrivere l'intero corpus di informazioni, acquisizioni ed esperienze di un'entità o società. Sia una considerazione personale che pratica, la memoria organizzativa può assumere la forma di documenti, banche dati, storie finanziarie, esperienze individuali e conoscenza dei lavoratori. Molte aziende in vista di un successo a lungo termine prendono precauzioni attente nel mantenere memorie organizzative sia materiali che immateriali.
Una grande quantità di memoria organizzativa si riduce ai documenti scritti di tutte le attività dell'azienda risalenti al suo inizio. I registri dei dipendenti, i bilanci annuali, la modifica dei codici e delle regole dei dipendenti e persino le lettere dei clienti costituiscono la maggior parte della storia tangibile di un'organizzazione. In alcuni casi, la conservazione accurata di questi registri è necessaria per motivi assicurativi, fiscali e legali; ad esempio, una società sottoposta a revisione contabile potrebbe dover avere a portata di mano documenti finanziari per diversi anni. In altre situazioni, tuttavia, questi registri vengono conservati con cura in modo da preservare un'attenta storia documentata dell'esistenza di un'organizzazione. Come le fotografie di famiglia e le pagelle salvate, i documenti aziendali archiviati descrivono dettagliatamente ogni passaggio che ha portato un'organizzazione ai giorni nostri.
Per gran parte del ventesimo secolo, i documenti storici venivano spesso conservati in armadietti polverosi, rendendoli inaccessibili e spesso inutili. Dall'avvento dei computer, molte aziende hanno iniziato a memorizzare record digitali in database che consentono riferimenti incrociati. Con un database ben organizzato, le informazioni possono essere recuperate rapidamente e facilmente, risparmiando ore di ricerca tra i file. Inoltre, la tenuta dei registri digitali può preservare la memoria organizzativa da calamità come incendi o inondazioni.
Il lato umano della memoria organizzativa è spesso considerato ancora più prezioso per lo status a lungo termine dell'azienda. I lavoratori che si avvicinano alla pensione, o coloro che cambiano carriera, possono possedere decenni di conoscenza dell'azienda, del loro lavoro, del passato e del futuro dell'organizzazione. Senza un meccanismo per trasmettere questo tipo di conoscenza, un'azienda potrebbe dover reinventarsi con ogni nuova generazione di lavoratori. Molte aziende creano sistemi di apprendistato che consentono ai lavoratori esperti di formare nuovi dipendenti e di presentare loro i dettagli di come viene svolto il lavoro. Creando un programma chiaro e completo dalla condivisione delle conoscenze, le aziende possono garantire che l'eccellenza sia continuata, nonostante il cambio della guardia.
Preservare la memoria organizzativa è un mezzo per collegare il futuro di un'azienda al suo passato. Incoraggiando il passaggio della conoscenza e la conservazione di dati importanti, le origini e i valori fondamentali di un'organizzazione possono essere rafforzati, generazione dopo generazione. Creando metodi di archiviazione dei dati accessibili e sicuri e incoraggiando l'apprendistato, un'azienda può lavorare per creare una reputazione e un'eredità sostenibili che si costruiscono con il passare degli anni.