Co je organizační paměť?

Organizační paměť je termín používaný v podnikání k popisu celého souboru informací, akvizic a zkušeností subjektu nebo společnosti. Jak osobní, tak praktická úvaha, organizační paměť může mít podobu záznamů, databází, finanční historie a individuálních zkušeností a znalostí pracovníků. Mnoho společností s ohledem na dlouhodobý úspěch přijímá pečlivá opatření k zachování hmotných i nehmotných organizačních vzpomínek.

Velká část organizační paměti se scvrkává na písemné záznamy o všech činnostech společnosti, které sahají až do jejího počátku. Evidence zaměstnanců, roční rozvahy, změna kódů a pravidel zaměstnanců a dokonce i dopisy od zákazníků tvoří podstatu hmatatelné historie organizace. V některých případech je nutná pečlivá údržba těchto záznamů z pojistných, daňových a právních důvodů; například společnost, která se podrobuje auditu, bude možná muset mít po ruce několik let finanční dokumenty. V jiných situacích jsou však tyto záznamy pečlivě udržovány, aby se zachovala pečlivě zdokumentovaná historie existence organizace. Stejně jako rodinné fotografie a uložené přehledy archivují archivované firemní dokumenty podrobnosti o každém kroku, který vedl organizaci k dnešnímu dni.

Po většinu 20. století byly historické dokumenty často ukládány v zaprášených kartotékách, což je činí nepřístupnými a často zbytečnými. Od příchodu počítačů začalo mnoho společností ukládat digitální záznamy do databází, které umožňují křížové odkazy. Díky přehledně uspořádané databázi lze informace rychle a snadno získat a ušetřit tak hodiny vyhledávání v souborech. Kromě toho může uchovávání digitálních záznamů zachovat organizační paměť před katastrofami, jako jsou požáry nebo povodně.

Lidská stránka organizační paměti je často považována za ještě důležitější pro dlouhodobé postavení společnosti. Pracovníci, kteří se blíží odchodu do důchodu, nebo ti, kteří se mění v kariéře, mohou mít desítky let znalostí o společnosti, jejich pracovních místech a minulosti a budoucnosti organizace. Bez mechanismu, který by předával tento typ znalostí kupředu, by se společnost mohla znovu vymyslet s každou novou generací pracovníků. Mnoho podniků vytváří učňovské systémy, které umožňují zkušeným pracovníkům školit nové zaměstnance a představit jim podrobnosti o tom, jak se práce provádí. Vytvořením jasného a komplexního programu ze sdílení znalostí mohou podniky zajistit, že excelence bude pokračovat, a to i přes změnu strážců.

Zachování organizační paměti je prostředkem k propojení budoucnosti společnosti s její minulostí. Podporováním předávání znalostí a uchováváním důležitých dat je možné posílit původ a základní hodnoty organizace, a to z generace na generaci. Vytvořením přístupných a bezpečných metod ukládání dat a povzbuzením může podnik pracovat na vytvoření udržitelné pověsti a odkazu, který se buduje s každým dalším rokem.