Wat is organisatorisch geheugen?
Organisatiegeheugen is een term die in het bedrijfsleven wordt gebruikt om de totale hoeveelheid informatie, acquisities en ervaringen van een entiteit of bedrijf te beschrijven. Zowel een persoonlijke als een praktische overweging, organisatorisch geheugen kan de vorm aannemen van archieven, databases, financiële geschiedenissen en de individuele ervaringen en kennis van werknemers. Veel bedrijven met het oog op langdurig succes nemen zorgvuldige voorzorgsmaatregelen om zowel tastbare als immateriële organisatorische herinneringen te behouden.
Veel organisatorisch geheugen komt neer op geschreven gegevens van alle bedrijfsactiviteiten die teruggaan tot het begin. Werknemersrecords, jaarlijkse balansen, veranderende werknemerscodes en regels, en zelfs brieven van klanten vormen het grootste deel van de tastbare geschiedenis voor een organisatie. In sommige gevallen is zorgvuldig onderhoud van deze gegevens noodzakelijk om verzekeringstechnische, fiscale en juridische redenen; Het kan bijvoorbeeld nodig zijn dat een onderneming die een audit ondergaat over meerdere jaren aan financiële documenten bij de hand heeft. In andere situaties worden deze gegevens echter zorgvuldig bijgehouden om een zorgvuldig gedocumenteerde geschiedenis van het bestaan van een organisatie te bewaren. Net als familiefoto's en opgeslagen rapportkaarten beschrijven gearchiveerde bedrijfsdocumenten elke stap die een organisatie tot op heden heeft geleid.
Gedurende het grootste deel van de 20e eeuw werden historische documenten vaak opgeslagen in stoffige archiefkasten, waardoor ze ontoegankelijk en vaak nutteloos waren. Sinds de komst van computers zijn veel bedrijven begonnen met het opslaan van digitale records in databases die kruisverwijzingen mogelijk maken. Met een goed georganiseerde database kan informatie snel en gemakkelijk worden opgehaald, waardoor u uren door bestanden hoeft te zoeken. Bovendien kan het bijhouden van digitale gegevens het organisatorische geheugen beschermen tegen rampen zoals branden of overstromingen.
De menselijke kant van het organisatorische geheugen wordt vaak als waardevoller beschouwd voor de status van het bedrijf op de lange termijn. Werknemers die met pensioen gaan, of die van loopbaan veranderen, hebben mogelijk tientallen jaren kennis over het bedrijf, hun baan en het verleden en de toekomst van de organisatie. Zonder een mechanisme om dit soort kennis door te geven, moet een bedrijf zichzelf misschien opnieuw uitvinden bij elke nieuwe generatie werknemers. Veel bedrijven maken leerlingstelsels waarmee ervaren werknemers nieuwe werknemers kunnen opleiden en hen kunnen laten weten hoe het werk moet worden gedaan. Door een duidelijk en uitgebreid programma van kennisuitwisseling te creëren, kunnen bedrijven ervoor zorgen dat voortreffelijkheid wordt voortgezet, ondanks de wisseling van de wacht.
Het bewaren van organisatorisch geheugen is een manier om de toekomst van een bedrijf te verbinden met zijn verleden. Door het bevorderen van kennisoverdracht en het behoud van belangrijke gegevens kunnen de oorsprong en kernwaarden van een organisatie worden versterkt, generatie op generatie. Door toegankelijke en veilige methoden voor gegevensopslag te creëren en leerlingplaatsen aan te moedigen, kan een bedrijf werken aan het creëren van een duurzame reputatie en erfenis die met elk voorbijgaand jaar groeit.