Hva er organisasjonsminne?

Organisasjonsminne er et begrep som brukes i virksomheten for å beskrive den totale mengden informasjon, anskaffelser og erfaringer fra en enhet eller et selskap. Både en personlig og praktisk betraktning, organisasjonsminne kan ta form av poster, databaser, økonomiske historier og individuelle erfaringer og kunnskap fra arbeidstakere. Mange selskaper med tanke på langsiktig suksess tar nøye forholdsregler for å opprettholde både håndfaste og immaterielle organisasjonsminner.

Mye organisasjonsminne koker ned til skriftlige poster over all virksomhetsaktivitet som går tilbake til begynnelsen. Medarbeidersamtaler, årlige balanser, endring av ansattkoder og regler, og til og med brev fra kunder utgjør hoveddelen av håndgripelig historie for en organisasjon. I noen tilfeller er nøye vedlikehold av disse postene nødvendig av forsikrings-, avgifts- og juridiske årsaker; for eksempel kan et selskap som gjennomgår en revisjon ha behov for å ha flere års finansielle dokumenter i nærheten. I andre situasjoner blir disse postene imidlertid nøye vedlikeholdt for å bevare en nøye dokumentert historie om en organisasjons eksistens. Som familiefotografier og lagrede rapportkort, detaljerte arkiverte firmadokumenter hvert trinn som har ført en organisasjon til i dag.

Gjennom det meste av 1900-tallet ble historiske dokumenter ofte lagret i støvete arkivskap, noe som gjorde dem utilgjengelige og ofte ubrukelige. Siden fremkomsten av datamaskiner har mange selskaper begynt å lagre digitale poster i databaser som tillater krysshenvisning. Med en godt organisert database kan informasjon raskt og enkelt hentes, og spare timer med å søke gjennom filer. Dessuten kan digital journalføring bevare organisatorisk minne fra katastrofer som branner eller flom.

Den menneskelige siden av organisasjonsminnet blir ofte sett på som enda mer verdifull for selskapets langsiktige status. Arbeidere som nærmer seg pensjonisttilværelse, eller de som skifter karriere, kan ha tiår med kunnskap om selskapet, jobbene og organisasjonens fortid og fremtid. Uten en mekanisme for å formidle denne typen kunnskap videre, kan et selskap måtte oppfinne seg selv med hver nye generasjon arbeidere. Mange virksomheter lager lærlingesystemer som lar erfarne arbeidere trene nye ansatte og introdusere dem for detaljene om hvordan jobben gjøres. Ved å lage et tydelig og omfattende program fra kunnskapsdeling, kan virksomheter sikre at fortreffeligheten videreføres, til tross for at vakten skifter.

Bevaring av organisasjonsminne er et middel for å koble et selskaps fremtid til fortiden. Ved å oppmuntre til overføring av kunnskap og bevaring av viktige data, kan opprinnelsen og kjerneverdiene til en organisasjon forsterkes, generasjon for generasjon. Ved å lage tilgjengelige og sikre datalagringsmetoder og oppmuntre til læreplasser, kan en virksomhet arbeide for å skape et bærekraftig omdømme og arv som bygger opp med hvert år som går.