Qu'est-ce que l'externalisation de la paie?
L'externalisation de la paie est une pratique commerciale qui implique de sous-traiter à un service métier la gestion de toutes les fonctions liées à la paie d'une entreprise. L'utilisation d'un service d'impartition permet de gérer le processus de paie sans avoir à gérer un grand service de la paie. Les prestataires de services de paie assument des fonctions aussi diverses que le calcul des salaires, la retenue d’impôt, la répartition des fonds retenus vers les agences gouvernementales appropriées et le dépôt direct du montant net dans les comptes bancaires des employés.
Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles une entreprise peut choisir une option d'impartition de la paie. Le plus courant consiste à économiser du temps et de l’argent sur le traitement des tâches financières associées à la paie. En sous-traitant à un fournisseur externe, il est possible de limiter l’équipe de la paie à une ou deux personnes au sein de la société. Souvent, ces deux personnes désignées sont autorisées à fournir des données de base au service de la paie, qui gère ensuite le reste des détails. En conséquence, nul besoin de consacrer la majorité de la semaine de travail à calculer les salaires horaires, les impôts et à faire face à divers types de problèmes de retenue à la source.
Étant donné que la plupart des services d’impartition de la paie offrent la possibilité de supprimer des chèques ou le dépôt direct, chaque employé peut choisir le format qu’il préfère. Lorsque les chèques sont sélectionnés, ils sont généralement envoyés par courrier au client, qui les distribue ensuite aux employés. Dans les cas où l'option de dépôt direct est sélectionnée, les employés s'aperçoivent souvent que leur argent est crédité sur leur compte la veille de leur date de paiement réelle, ou de manière anticipée à la date de paiement standard.
Un autre avantage de l’utilisation d’un service d’impartition de la paie est que l’employeur n’a pas à suivre les modifications de la réglementation qui ont une incidence sur le calcul des impôts. Étant donné que le service de sous-traitance met constamment à jour leurs informations pour se conformer aux lois en vigueur, l'employeur n'a jamais à s'inquiéter des frais de retard et autres pénalités dus à un calcul incorrect des taxes dues. Cet avantage à lui seul peut permettre à une grande société d’économiser des sommes considérables au cours d’une année.
La sous-traitance des salaires évite également aux employeurs de faire face à des problèmes technologiques. Étant donné que la paie est traitée hors site, il n'est jamais nécessaire de mettre à niveau le logiciel de paie, ni de consacrer du temps et de l'argent à des problèmes logiciels ou matériels, ni à aucun autre problème système susceptible de ralentir le processus de paie. En conséquence, les employés sont toujours payés à temps et restent heureux.
L'externalisation de la masse salariale implique certes des dépenses supplémentaires, mais même les petites entreprises constatent souvent que l'utilisation de ce type de service permet de gagner du temps et de l'argent chaque mois. La plupart des fournisseurs de services d’impartition proposeront plusieurs régimes de paye susceptibles d’être adaptés aux entreprises de différentes tailles. En termes de commodité, tenir les registres de paie à jour et conserver la retenue à la source avec exactitude, aller avec un service d'impartition de la paie est tout à fait logique.