Qu'est-ce que la gestion du temps et des présences?
Afin de maximiser la productivité, de nombreuses entreprises mettent en œuvre des politiques de gestion du temps et des présences que les employés sont tenus de respecter. Les politiques expliquent combien de temps de congé de maladie ou de vacances chaque employé a droit, et comment il doit s'y prendre. Les politiques de gestion du temps et des présences expliquent également comment l'entreprise suivra les heures de travail de chaque employé et comment les périodes de paie sont structurées.
Les lois en vigueur dans certains pays, y compris les États-Unis, exigent que la plupart des entreprises versent un salaire horaire aux personnes qui ne sont pas employées en tant que directeurs ou superviseurs. Les procédures de gestion du temps et des présences d'une entreprise doivent spécifier la manière dont les gestionnaires suivent et enregistrent les heures travaillées par les employés. Dans certains pays, la loi oblige les entreprises à utiliser des cartes de pointage sur lesquelles chaque employé doit indiquer ses propres heures de travail. Les employés horaires présentent la carte de pointage complétée au responsable du service à la fin de la semaine de travail. Le responsable doit l'examiner avant l'exactitude avant de l'approuver et de transmettre les informations au service de la paie.
De nombreuses entreprises autorisent les employés à passer des vacances et des congés maladie au cours de l'année, ainsi que des congés à la suite de certains événements de leur vie, tels que les grossesses, les funérailles ou le service militaire. La politique de la société en matière de gestion des temps et des présences doit expliquer si ces absences sont payées ou non payées et quel préavis il doit donner aux employés avant de prendre congé. Dans la plupart des cas, les gestionnaires ou les superviseurs doivent approuver les absences des membres du personnel, et les employés qui prennent des congés non autorisés peuvent être passibles de mesures disciplinaires pouvant aller jusqu'au licenciement.
Les employés sont responsables d’arriver au travail à temps et de s’assurer qu’ils sont prêts à commencer à travailler au moment de leur quart. Les personnes qui arrivent au travail en retard sont généralement considérées comme étant en retard, et de nombreuses entreprises appliquent des règles strictes qui limitent le nombre de fois qu'un employé peut être en retard avant que des mesures disciplinaires ne soient prises. Les définitions des retards varient et certaines entreprises offrent aux employés une marge de manœuvre en enregistrant les employés comme tardifs s'ils arrivent au travail plusieurs minutes après leur heure prévue.
Les directeurs de département doivent prendre en compte le registre de présence de chaque employé lors des revues trimestrielles et annuelles. Des taux élevés d'absentéisme et de retards peuvent ralentir la production et réduire l'efficacité de l'entreprise. Par conséquent, les employés dont l'assiduité est médiocre font souvent l'objet d'une évaluation des performances négative. Afin d'éviter des poursuites résultant d'allégations de discrimination dans de telles situations, les entreprises conservent les dossiers de gestion des temps et des présences pendant plusieurs années.