Co to jest zarządzanie czasem i obecnością?
Aby zmaksymalizować wydajność, wiele firm wdraża zasady zarządzania czasem i frekwencją, których muszą przestrzegać pracownicy. Zasady wyjaśniają, do ilu dni choroby lub urlopu przysługuje każdy pracownik oraz w jaki sposób pracownicy powinni planować czas wolny. Zasady dotyczące czasu i obecności wyjaśniają również, w jaki sposób firma będzie śledzić godziny pracy każdego pracownika i jak zorganizowane są okresy wynagrodzenia.
Przepisy w niektórych krajach, w tym w Stanach Zjednoczonych, wymagają od większości firm płacenia godzinowej płacy osobom niezatrudnionym na stanowiskach kierowniczych lub nadzorczych. Procedury zarządzania czasem i obecnością firmy muszą określać, w jaki sposób menedżerowie śledzą i rejestrują godziny przepracowane przez pracowników. W niektórych krajach firmy są zobowiązane przez prawo do korzystania z kart czasu pracy, na których każdy pracownik musi udokumentować własne godziny pracy. Pracownicy na godzinę przedstawiają kierownikowi działu wypełnioną kartę czasu pracy pod koniec tygodnia roboczego, a kierownik musi sprawdzić ją pod kątem dokładności przed zatwierdzeniem i przekazaniem informacji do działu płac.
Wiele firm pozwala pracownikom na zwolnienie chorobowe i urlopowe w ciągu roku, a także na czas wolny w wyniku pewnych wydarzeń życiowych, takich jak ciąża, pogrzeby lub służba wojskowa. Polityka firmy w zakresie zarządzania czasem i frekwencją musi wyjaśniać, czy takie nieobecności są płatne czy nieopłacane oraz ile zawiadomień pracownicy są zobowiązani przekazać przed wzięciem urlopu. W większości przypadków menedżerowie lub przełożeni muszą zatwierdzić nieobecność pracowników, a pracownicy, którzy biorą nieautoryzowany czas wolny, mogą być objęci postępowaniem dyscyplinarnym do momentu rozwiązania stosunku pracy włącznie.
Pracownicy są odpowiedzialni za przybycie do pracy na czas i upewnienie się, że są przygotowani do podjęcia pracy w momencie zmiany. Osoby spóźnione do pracy są zwykle uważane za spóźnione, a wiele firm ma surowe zasady, które ograniczają liczbę przypadków spóźnienia pracownika przed podjęciem środków dyscyplinarnych. Definicje opóźnień są różne, a niektóre firmy zapewniają pracownikom pewną swobodę, rejestrując jedynie pracowników jako spóźnionych, jeśli dotrą do pracy kilka minut po wyznaczonym czasie.
Kierownicy działów muszą brać pod uwagę zapis obecności każdego pracownika podczas przeprowadzania przeglądów kwartalnych i rocznych. Wysokie wskaźniki absencji i spóźnienia mogą spowolnić produkcję i zmniejszyć wydajność w firmie, dlatego pracownicy o słabej frekwencji często otrzymują negatywne oceny wyników. Aby uniknąć procesów sądowych wynikających z zarzutów o dyskryminację w takich sytuacjach, firmy przechowują dokumentację zarządzania czasem i frekwencją przez kilka lat.