Hva er styring av tid og deltakelse?

For å maksimere produktiviteten, implementerer mange bedrifter retningslinjer for styring av tid og tilstedeværelse som de ansatte må overholde. Retningslinjene forklarer hvor mye syke- eller ferietid hver ansatt har krav på, og hvordan de ansatte skal jobbe for å planlegge fri. Tids- og nærværspolitikk forklarer også hvordan firmaet vil spore hver ansattes arbeidstid og hvordan lønnsperioder er strukturert.

Lover i noen nasjoner, inkludert USA, krever at de fleste selskaper betaler en timelønn til personer som ikke er ansatt som ledere eller veiledere. Et firmas prosedyrer for styring av tid og deltakelse må spesifisere hvordan ledere sporer og registrerer timene som de ansatte har arbeidet. I noen land er firmaer pålagt ved lov å bruke tidskort der hver ansatt må dokumentere sine egne arbeidstimer. De ansatte per time presenterer det fullførte tidskortet til avdelingslederen på slutten av arbeidsuka, og lederen må gjennomgå det for nøyaktighet før det godkjennes og overføres informasjonen til lønnsavdelingen.

Mange selskaper tillater ansatte å ta syke og ferietid i løpet av året, så vel som fri, som et resultat av visse livshendelser som graviditeter, begravelser eller militærtjeneste. Selskapets policy for tidsstyring og tilstedeværelse må forklare om slike fravær betales eller ulønnet og hvor mye varsel de ansatte må gi før de tar fri. I de fleste tilfeller må ledere eller veiledere godkjenne fravær av ansatte, og ansatte som tar uautorisert fri, kan møte disiplinære tiltak til og med oppsigelse.

Ansatte er ansvarlige for å komme på jobb til tiden og sørge for at de er forberedt på å starte arbeidet på tidspunktet for skiftet. Mennesker som kommer sent på jobb anses normalt for å være forsinket, og mange firmaer har strenge regler på plass som begrenser antall ganger en ansatt kan være forsinket før disiplinære tiltak iverksettes. Definisjoner av forsinkelse varierer, og noen firmaer gir ansatte litt spillerom ved bare å registrere ansatte som forsinket hvis de kommer på jobb flere minutter etter planlagt tid.

Avdelingsledere må ta hensyn til hver ansattes tilstedeværelsesprotokoll når kvartalsvis og årlig gjennomgang gjennomføres. Høye fravær og forsinkelse kan bremse produksjonen og redusere effektiviteten hos et firma, slik at ansatte med dårlige oppmøteoppføringer ofte får negative resultatvurderinger. For å unngå søksmål som stammer fra påstander om diskriminering i slike situasjoner, oppbevarer selskaper tids- og oppmøtehåndteringsregister i flere år.