Vad är tid och närvarohantering?

För att maximera produktiviteten implementerar många företag tids- och närvarohanteringspolicy som anställda måste följa. Policerna förklarar hur mycket sjuk- eller semestertid varje anställd har rätt till, och hur de anställda ska gå vid planering av ledighet. Politik för tid och närvaro förklarar också hur företaget kommer att spåra varje anställds arbetstid och hur löneperioderna är strukturerade.

Lagar i vissa länder, inklusive USA, kräver att de flesta företag betalar en timlön till personer som inte är anställda som chefer eller handledare. Ett företags procedurer för hantering av tid och närvaro måste ange hur chefer spårar och registrerar de arbetstimmar som anställda arbetar. I vissa länder är företagen skyldiga enligt lag att använda tidskort, där varje anställd måste dokumentera sina egna arbetstimmar. De anställda per tim presenterar det färdiga tidskortet till avdelningschefen i slutet av arbetsveckan, och chefen måste granska det för noggrannhet innan den godkänner det och överför informationen till löneavdelningen.

Många företag tillåter anställda att ta sjuk och semester under året såväl som ledigt till följd av vissa livshändelser som graviditeter, begravningar eller militärtjänst. Företagets policy för tids- och närvarohantering måste förklara om sådana frånvaro betalas eller obetalda och hur mycket uppsägning de anställda måste ge innan de tar ledighet. I de flesta fall måste chefer eller handledare godkänna personalbrist, och anställda som tar obehörig ledighet kan möta disciplinära åtgärder fram till och med uppsägning.

Anställda är ansvariga för att komma till jobbet i tid och se till att de är beredda att börja arbeta vid tidpunkten för skiftet. Människor som kommer att arbeta sent anses normalt vara tröga, och många företag har strikta regler som begränsar antalet gånger en anställd kan vara långsam innan disciplinåtgärder vidtas. Definitionerna av långsamhet varierar, och vissa företag ger anställda ett visst spelrum genom att bara spela in anställda som tröga om de anländer till jobbet flera minuter efter planerad tid.

Avdelningschefer måste ta hänsyn till varje anställds närvarojournal vid kvartalsvisa och årliga granskningar. Höga frånvaro och långsamhet kan bromsa produktionen och minska effektiviteten hos ett företag, så att anställda med dåliga närvarojournaler ofta får negativa resultatbedömningar. För att undvika stämningar som härrör från anklagelser om diskriminering i sådana situationer, förvarar företag tid och närvarohanteringsregister i flera år.