O que é gerenciamento de tempo e presença?

Para maximizar a produtividade, muitas empresas implementam políticas de gerenciamento de tempo e presença que os funcionários devem cumprir. As políticas explicam quanto tempo de doença ou férias cada funcionário tem direito e como os funcionários devem agendar uma folga. As políticas de horário e presença também explicam como a empresa acompanhará as horas de trabalho de cada funcionário e como os períodos de pagamento são estruturados.

As leis em alguns países, incluindo os Estados Unidos, exigem que a maioria das empresas pague um salário por hora a pessoas que não trabalham como gerentes ou supervisores. Os procedimentos de gerenciamento de horário e presença de uma empresa devem especificar como os gerentes rastreiam e registram as horas trabalhadas pelos funcionários. Em alguns países, as empresas são obrigadas por lei a usar cartões de ponto, nos quais cada funcionário deve documentar suas próprias horas de trabalho. Os funcionários horistas apresentam o cartão de ponto preenchido ao gerente do departamento no final da semana de trabalho, e o gerente deve analisá-lo com precisão antes de aprová-lo e passar as informações para o departamento de folha de pagamento.

Muitas empresas permitem que os funcionários tirem férias e ficarem doentes durante o ano, bem como folgas como resultado de certos eventos da vida, como gravidez, funeral ou serviço militar. A política de gerenciamento de presença e horário da empresa deve explicar se essas ausências são pagas ou não e quanto aviso os funcionários devem dar antes de tirar uma folga. Na maioria dos casos, os gerentes ou supervisores precisam aprovar ausências de funcionários, e os funcionários que tiram folgas não autorizadas podem enfrentar ações disciplinares, inclusive demissões.

Os funcionários são responsáveis ​​por chegar ao trabalho a tempo e garantir que estejam preparados para começar a trabalhar no horário de seu turno. As pessoas que chegam tarde ao trabalho são normalmente consideradas atrasadas, e muitas empresas têm regras rígidas que limitam o número de vezes que um funcionário pode chegar atrasado antes que medidas disciplinares sejam tomadas. As definições de atraso variam, e algumas empresas fornecem aos funcionários alguma margem de manobra, apenas registrando os funcionários como atrasados ​​se chegarem ao trabalho alguns minutos após o horário programado.

Os gerentes de departamento devem levar em consideração o registro de presença de cada funcionário ao realizar revisões trimestrais e anuais. Altas taxas de absenteísmo e atraso podem desacelerar a produção e reduzir a eficiência de uma empresa, de modo que os funcionários com baixos registros de presença frequentemente recebem avaliações negativas de desempenho. Para evitar ações decorrentes de alegações de discriminação em tais situações, as empresas mantêm registros de gerenciamento de tempo e presença em arquivo por vários anos.