Wat is tijd- en aanwezigheidsbeheer?
Om de productiviteit te maximaliseren, implementeren veel bedrijven beleid voor tijd- en aanwezigheidsbeheer waaraan werknemers zich moeten houden. Het beleid legt uit op hoeveel zieke of vakantietijd elke werknemer recht heeft en hoe werknemers vrije tijd moeten plannen. Het tijd- en aanwezigheidsbeleid legt ook uit hoe het bedrijf de uren werk van elke werknemer bijhoudt en hoe de loonperioden zijn gestructureerd.
Wetten in sommige landen, waaronder de Verenigde Staten, vereisen dat de meeste bedrijven een uurloon betalen aan mensen die niet als manager of supervisor werken. De procedures voor tijd- en aanwezigheidsbeheer van een bedrijf moeten specificeren hoe managers de door werknemers gewerkte uren bijhouden en registreren. In sommige landen zijn bedrijven wettelijk verplicht om tijdkaarten te gebruiken, waarop elke werknemer zijn of haar eigen werkuren moet documenteren. De werknemers die elk uur de ingevulde tijdkaart aan de afdelingsmanager presenteren, moeten aan het einde van de werkweek door de manager worden gecontroleerd op juistheid voordat deze wordt goedgekeurd en de informatie wordt doorgegeven aan de salarisadministratie.
Veel bedrijven staan werknemers toe om tijdens het jaar ziekteverlof en vakantietijd op te nemen, evenals vrije tijd als gevolg van bepaalde gebeurtenissen in het leven, zoals zwangerschappen, begrafenissen of militaire dienst. Het tijd- en aanwezigheidsbeheerbeleid van het bedrijf moet uitleggen of dergelijke afwezigheden worden betaald of onbetaald en hoeveel kennisgeving werknemers moeten doen voordat ze vrij nemen. In de meeste gevallen moeten managers of supervisors de afwezigheid van personeel goedkeuren en kunnen werknemers die ongeoorloofde vrije tijd nemen disciplinaire maatregelen nemen tot en met ontslag.
Medewerkers zijn verantwoordelijk voor het op tijd aankomen van het werk en ervoor te zorgen dat ze bereid zijn om te beginnen met werken op het moment van hun dienst. Mensen die laat aan het werk gaan, worden normaal als te laat beschouwd en veel bedrijven hebben strikte regels die het aantal keren beperken dat een werknemer te laat kan zijn voordat disciplinaire maatregelen worden genomen. De definities van traagheid variëren, en sommige bedrijven bieden werknemers wat speelruimte door werknemers alleen als traag op te nemen als ze enkele minuten na hun geplande tijd op het werk aankomen.
Afdelingsmanagers moeten rekening houden met het aanwezigheidsrecord van elke werknemer wanneer driemaandelijkse en jaarlijkse beoordelingen worden uitgevoerd. Hoge verzuimpercentages en traagheid kunnen de productie vertragen en de efficiëntie bij een bedrijf verminderen, zodat werknemers met slechte aanwezigheidsrecords vaak negatieve prestatiebeoordelingen ontvangen. Om rechtszaken als gevolg van beschuldigingen van discriminatie in dergelijke situaties te voorkomen, houden bedrijven het beheer van tijd- en aanwezigheidsregistratie gedurende meerdere jaren bij.