Cos'è la gestione di orari e presenze?

Al fine di massimizzare la produttività, molte aziende implementano politiche di gestione di presenze e orari a cui i dipendenti devono attenersi. Le politiche spiegano la durata del periodo di malattia o di ferie di ciascun dipendente e il modo in cui i dipendenti devono programmare la pausa. Le politiche di tempo e presenze spiegano anche come l'azienda monitorerà le ore di lavoro di ciascun dipendente e come siano strutturati i periodi di retribuzione.

Le leggi di alcune nazioni, inclusi gli Stati Uniti, impongono alla maggior parte delle aziende di pagare uno stipendio orario a persone non impiegate come manager o supervisori. Le procedure di gestione delle presenze e delle presenze di un'azienda devono specificare come i manager tengono traccia e registrano le ore lavorate dai dipendenti. In alcuni paesi, le aziende sono obbligate per legge a utilizzare le time card, su cui ciascun dipendente deve documentare le proprie ore di lavoro. I dipendenti orari presentano il time card completo al responsabile del dipartimento alla fine della settimana lavorativa e il manager deve rivederlo per verificarne l'accuratezza prima di approvarlo e passare le informazioni al reparto buste paga.

Molte aziende consentono ai dipendenti di prendersi il tempo di ammalarsi e di ferie durante l'anno, nonché di ferie a seguito di determinati eventi della vita come gravidanze, funerali o servizio militare. La politica di gestione delle presenze e delle presenze dell'azienda deve spiegare se tali assenze sono pagate o non pagate e quanto preavviso i dipendenti devono dare prima di prendersi una pausa. Nella maggior parte dei casi, i dirigenti o i supervisori devono approvare le assenze del personale e i dipendenti che si prendono una pausa non autorizzata possono affrontare azioni disciplinari fino alla risoluzione.

I dipendenti sono responsabili di arrivare al lavoro in tempo e di assicurarsi che siano pronti ad iniziare il lavoro al momento del loro turno. Le persone che arrivano a lavorare fino a tardi sono generalmente considerate tardive e molte aziende hanno regole severe che limitano il numero di volte in cui un dipendente può essere tardivo prima che vengano prese misure disciplinari. Le definizioni di ritardo sono diverse e alcune aziende forniscono ai dipendenti un margine di manovra registrando i dipendenti come tardivi se arrivano al lavoro diversi minuti dopo l'orario previsto.

I responsabili di reparto devono tenere conto del registro delle presenze di ciascun dipendente quando vengono condotte revisioni trimestrali e annuali. Alti tassi di assenteismo e ritardo possono rallentare la produzione e ridurre l'efficienza in un'azienda, quindi i dipendenti con scarsa presenza di frequenza spesso ricevono valutazioni negative delle prestazioni. Al fine di evitare azioni legali derivanti da accuse di discriminazione in tali situazioni, le aziende conservano gli archivi di gestione del tempo e delle presenze per diversi anni.