Was ist Zeiterfassung?
Um die Produktivität zu maximieren, implementieren viele Unternehmen Zeit- und Anwesenheitsrichtlinien, an die sich die Mitarbeiter halten müssen. In den Richtlinien wird erläutert, wie viel Krankheits- oder Urlaubszeit jedem Mitarbeiter zusteht und wie die Mitarbeiter ihre Freizeit planen sollten. Die Arbeitszeit- und Anwesenheitsrichtlinien erläutern auch, wie das Unternehmen die Arbeitsstunden der einzelnen Mitarbeiter protokolliert und wie die Gehaltsperioden strukturiert sind.
In einigen Ländern, einschließlich der Vereinigten Staaten, ist es gesetzlich vorgeschrieben, dass die meisten Unternehmen einen Stundenlohn an Personen zahlen, die nicht als Manager oder Vorgesetzte beschäftigt sind. In den Zeiterfassungsverfahren eines Unternehmens muss festgelegt werden, wie Manager die von Mitarbeitern geleisteten Arbeitsstunden nachverfolgen und aufzeichnen. In einigen Ländern sind Unternehmen gesetzlich verpflichtet, Stundenzettel zu verwenden, auf denen jeder Mitarbeiter seine eigenen Arbeitsstunden dokumentieren muss. Die stündlichen Mitarbeiter legen dem Abteilungsleiter am Ende der Arbeitswoche die ausgefüllte Arbeitszeitkarte vor. Der Manager muss sie auf ihre Richtigkeit überprüfen, bevor er sie genehmigt und die Informationen an die Personalabteilung weiterleitet.
In vielen Unternehmen ist es Mitarbeitern gestattet, sich im Laufe des Jahres Kranken- und Urlaubszeit sowie aufgrund bestimmter Ereignisse im Leben wie Schwangerschaften, Beerdigungen oder Militärdienst freizugeben. In der Richtlinie für das Zeit- und Anwesenheitsmanagement des Unternehmens muss angegeben werden, ob solche Abwesenheiten bezahlt oder nicht bezahlt werden und wie viel Kündigung die Mitarbeiter vor der Freistellung leisten müssen. In den meisten Fällen müssen Manager oder Vorgesetzte Abwesenheiten von Mitarbeitern genehmigen, und Mitarbeiter, die sich eine nicht genehmigte Auszeit nehmen, müssen mit Disziplinarmaßnahmen bis hin zur Kündigung rechnen.
Die Mitarbeiter sind dafür verantwortlich, pünktlich zur Arbeit zu kommen und dafür zu sorgen, dass sie zum Zeitpunkt ihrer Schicht bereit sind, mit der Arbeit zu beginnen. Menschen, die spät zur Arbeit kommen, gelten normalerweise als verspätet, und in vielen Unternehmen gelten strenge Regeln, die die Anzahl der Verspätungen eines Mitarbeiters vor der Ergreifung von Disziplinarmaßnahmen begrenzen. Die Definitionen der Verspätung variieren, und einige Unternehmen bieten Mitarbeitern einen gewissen Spielraum, indem sie Mitarbeiter nur dann als verspätet erfassen, wenn sie einige Minuten nach ihrer geplanten Zeit zur Arbeit kommen.
Abteilungsleiter müssen bei der Durchführung von vierteljährlichen und jährlichen Überprüfungen die Anwesenheitsliste jedes Mitarbeiters berücksichtigen. Hohe Abwesenheits- und Verspätungsraten können die Produktion verlangsamen und die Effizienz eines Unternehmens verringern, sodass Mitarbeiter mit schlechten Anwesenheitsdaten häufig negative Leistungsbeurteilungen erhalten. Um Klagen aufgrund von Vorwürfen der Diskriminierung in solchen Situationen zu vermeiden, bewahren Unternehmen die Aufzeichnungen des Zeiterfassungsmanagements über mehrere Jahre auf.