Que fait un coordinateur de conformité?
Un coordinateur de conformité travaille avec une organisation pour l'aider à respecter les obligations réglementaires. Également appelés spécialistes de la conformité et consultants, ces professionnels ont généralement de deux à cinq ans d'expérience dans le secteur. Ils connaissent tous les règlements pertinents, y compris les politiques prévues et proposées pouvant avoir une incidence sur les activités de leurs employeurs. Certains secteurs où un coordonnateur de la conformité peut travailler peuvent inclure les secteurs bancaire, des soins de santé et de l’éducation.
Ce membre du personnel d'une entreprise assure la liaison entre l'entreprise et les organismes de réglementation ou les inspecteurs. Le coordinateur de la conformité doit connaître toutes les réglementations applicables à une entreprise afin de fournir une assistance. Chaque jour, il peut être nécessaire de rencontrer des stagiaires de l'entreprise, des régulateurs et des administrateurs qui définissent et appliquent les règles au sein de l'organisation. De bonnes compétences en communication sont importantes pour s'assurer que les informations sont transmises et bien comprises.
Au sein de l'entreprise, un coordinateur de conformité peut aider l'entreprise à définir des politiques qui lui permettront de rester sur la bonne voie en matière de conformité. Ceux qui occupent des postes concernés par la législation peuvent avoir besoin de se réunir pour recevoir une éducation et une formation spéciales. Cela peut être aussi simple que de recevoir un manuel contenant des informations, ou de demander une formation de plusieurs jours pour confirmer que le membre du personnel est prêt. Dans un cabinet médical, par exemple, le coordinateur de la conformité peut discuter de problèmes tels que la confidentialité avec le personnel de secrétariat. On peut leur demander de signer des documents indiquant qu’ils comprennent la nature des règles de confidentialité et qu’ils sont prêts à les respecter.
Les régulateurs peuvent inspecter périodiquement une entreprise pour détecter des signes de conformité ou demander des documents au coordinateur de la conformité. Des documents tels que des manuels de l'employé, des formulaires et des copies de politiques peuvent être demandés dans le cadre d'un examen de l'entreprise. Le coordinateur de conformité fournit toutes ces informations, répond aux questions et organise des réunions avec le personnel et les administrateurs si nécessaire. Si des problèmes sont découverts lors d'un examen réglementaire, ce membre du personnel doit élaborer un plan d'action pour y remédier, et peut-être devoir travailler avec d'autres membres du personnel pour le mettre en œuvre.
Une attention aux détails est importante pour les emplois dans ce domaine. Les coordinateurs de conformité doivent rester au fait des législations actuelles et proposées pouvant affecter leurs employeurs. Beaucoup suivent également diverses options qu’elles peuvent utiliser pour se conformer aux exigences réglementaires. Les nouveaux produits logiciels et les ateliers de formation, par exemple, peuvent garder le personnel à la tâche et faciliter le classement des documents et déclarations requis. Les personnes se trouvant dans cette situation ont également des inquiétudes juridiques, car elles peuvent être tenues responsables si elles donnent de mauvais conseils ou se conduisent avec négligence tout en étant considérées comme une source d’information.