Qu'est-ce qu'un administrateur de paie?
Un administrateur de la paie est une personne qui supervise l’émission de la paie et la maintenance des enregistrements de la paie. Les administrateurs de la paie peuvent avoir différentes qualifications en fonction de la taille et de la nature de l'entreprise. Dans une petite entreprise, un professionnel de la comptabilité peut répondre à tous les besoins en comptabilité, y compris la paie, les paiements des fournisseurs, le traitement des comptes clients et d’autres problèmes. Dans les grandes entreprises, il peut exister un service de la paie supervisé par un compte qualifié avec une équipe de commis. Dans les entreprises de taille moyenne, une seule personne agit en tant qu'administrateur de la paie et se concentre uniquement sur la masse salariale.
Certains administrateurs de la paie ont un diplôme d'études secondaires et apprennent sur le tas. D'autres ont suivi des programmes de formation et de certification pour acquérir certaines compétences de base en administration des affaires. De nombreuses écoles techniques et collèges communautaires proposent des cours préparant les personnes à des carrières dans l'administration de la paie. Plus de qualifications peuvent signifier des salaires plus élevés au début, mais peuvent ne pas être nécessaires.
L'administrateur de la paie collecte et vérifie les informations de chronométrage et est responsable de l'émission des chèques de paie corrects et complets. Lors du processus de génération des chèques de paie, les administrateurs de la paie doivent effectuer des retenues à la source, notamment des taxes, des contributions volontaires aux programmes d’avantages sociaux et des saisies de salaire. Ces retenues sont documentées sur chaque chèque de paie afin que l'employé puisse vérifier qu'elles sont correctes.
Les administrateurs de la paie conservent également des enregistrements d'anciennes informations sur la paie. Ceci sera utilisé pour générer des documents fiscaux à la fin de l'année, ainsi que pour fournir des références en cas de litige concernant un chèque de règlement. Les employés ne remarquent peut-être pas immédiatement des problèmes tels que le paiement au mauvais taux et un employé peut contester un retard de paiement de plusieurs mois. Il est donc essentiel de conserver des enregistrements bien ordonnés afin que les informations puissent être rapidement extraites et vérifiées.
Ce travail nécessite généralement des compétences en informatique. La plupart des administrateurs de la paie utilisent des programmes informatiques pour générer des chèques de paie et peuvent avoir besoin de travailler avec un logiciel de comptabilité pour saisir des informations sur la paie. Il est également courant de voir des lieux de travail utilisant des systèmes de chronométrage informatisés et l'administrateur de la paie doit être familiarisé avec le système de chronométrage et son fonctionnement.
Les taux de rémunération des personnes occupant ces postes varient. Plus on a d'expérience ou de formation, plus le salaire de base peut être élevé. Travailler pour de grandes entreprises peut donner accès à des avantages tels que l’assurance maladie et les régimes de retraite qui peuvent ajouter de la valeur au salaire. Un administrateur de paie potentiel peut utiliser des sites de référence salariaux pour comparer les salaires proposés au taux en vigueur dans l’industrie et la région.