Qu'est-ce qu'un livre d'entrée originale?
Un livre de saisie d'origine représente un emplacement physique où les comptables entrent des transactions financières. Ces livres incluent des registres, des journaux et des grands livres, bien que d’autres éléments puissent être un livre d’entrée originale. Les comptables utilisent ces livres pour séparer les transactions commerciales par type. Chaque livre permet aux comptables de disposer d'enregistrements précis pour de nombreux types d'opérations et de créer des rapports spécifiques à l'aide de ces informations. Il est essentiel de connaître le livre à utiliser et de comprendre son importance, lors de l'enregistrement et du rapport des informations financières d'une entreprise.
Un registre n'est pas nécessairement un terme classique pour désigner un livre avec entrée originale. Bien que les entreprises privées n'utilisent pas souvent ces livres, les organisations publiques ou gouvernementales peuvent en avoir davantage besoin. Chaque registre est lié à un fonds, que l'organisme public utilise pour payer des éléments spécifiques. Utilisation générale, paie, maintenance et projets spéciaux sont quelques fonds communs qui peuvent avoir des registres comptables. Les organisations publiques utilisent des registres de comptabilité pour la comptabilité par fonds car les fonds affectés ne peuvent être utilisés à d'autres fins.
Les journaux sont généralement parmi les livres les plus courants d’entrée originale. Un journal comptable fournit un enregistrement chronologique des transactions commerciales. Les comptables enregistrent chaque transaction en utilisant la date d'occurrence, qui fournit l'historique chronologique de ces transactions. Les journaux comprennent les encaissements et les décaissements, les transactions générales, les états de paie et autres types similaires, selon les besoins de la société. Les journaux fournissent un contexte pour la création de rapports et d’états comptables.
Le grand livre est peut-être le livre le plus important d’entrée originale en comptabilité. Le grand livre contient le total global de chaque journal utilisé par la société. Il s'agit de la principale source de création de rapports et de révision des informations relatives à l'activité de l'entreprise. Ce livre d’entrée originale fait également l’objet d’un audit externe, les auditeurs fournissant l’information du grand livre aux journaux. Les totaux globaux dans le grand livre doivent correspondre à chaque journal pour que l’entreprise respecte correctement les principes de la comptabilité nationale.
Les principes comptables permettent généralement à une entreprise de créer et d'utiliser les livres de saisie d'origine dont elle a besoin pour enregistrer les transactions commerciales. Les principales normes que doivent suivre les entreprises incluent l’utilisation de débits et de crédits pour chaque entrée et la démonstration que tous les débits et tous les crédits sont égaux. Ces normes sont les principes inhérents à la comptabilité en partie double, principale méthode utilisée par les entreprises pour enregistrer les transactions. L'utilisation de registres, de journaux et de grands livres répond à ces exigences. Chaque transaction affecte souvent deux ou plusieurs de ces livres de saisie d'origine.