Qu'est-ce qu'un système de gestion des commandes?
Un système de gestion des commandes est un programme informatique utilisé pour automatiser les étapes d’un processus d’achat et de vente. De nombreux secteurs utilisent ces programmes pour rationaliser l’achat et la vente de biens, de services et de valeurs. Dans la plupart des cas, un système de gestion des commandes fournit un cadre dans lequel une entreprise entre ses propres informations spécialisées. De plus, la plupart de ces systèmes sont modulaires; les utilisateurs doivent seulement acheter les portions dont ils ont besoin. Ces deux facteurs rendent généralement un système de gestion des commandes très personnalisable.
Ces systèmes sont courants dans presque tous les types d’entreprise. Les entreprises qui fabriquent ou vendent des produits les utilisent pour suivre les matériaux entrant dans l’entreprise et les ventes réalisées. Les industries de services ont souvent un système de gestion des commandes qui garde une trace de la facturation, de sorte que de petites additions ou soustractions à la facture risquent moins d'être perdues. Dans le monde financier, ces programmes suivent souvent les achats et les ventes de titres, garantissant que les ventes sont à la fois instantanées et correctement suivies pour des raisons gouvernementales.
La majorité de ces systèmes sont personnalisés pour chaque client. Une fois le système acheté, l’entreprise l’adapte spécifiquement à l’entreprise. Cela signifie qu'il faut ajouter ses propres numéros de pièces, ses totaux des ventes, sa base de données clients et d'autres éléments spécifiques à son activité. Lorsque c'est fait, la base de données d'informations est généralement disponible dans tout le système.
En plus d'être personnalisées pour un client spécifique, la plupart de ces systèmes sont constitués de modules individuels. Ces modules couvrent différents domaines d’une entreprise tels que la vente, la facturation ou le marketing. Cela permet à un client d’acheter spécifiquement ce dont il a besoin pour son entreprise. Si son entreprise se développe plus tard, il peut acheter plus de modules pour couvrir ses nouveaux domaines.
À l'exception du coût et de la formation initiale, ces programmes présentent très peu d'inconvénients. Ils rationalisent les pratiques commerciales et automatisent de nombreux domaines des ventes, du marketing et des expéditions. Ils ont vraiment un seul défaut; ils ne sont pas compatibles les uns avec les autres. Cela signifie qu’une entreprise utilisant un système de gestion des commandes a beaucoup de difficulté à passer à un nouveau système. L’entreprise doit souvent tout recommencer à zéro car aucune de ses informations antérieures n’est compatible avec le nouveau système.
Les consommateurs rencontrent davantage ces systèmes chaque année. Lorsqu'une personne achète un article en ligne ou utilise une caisse automatique à l'épicerie, il s'agit d'un système de gestion des commandes. À l'origine, ces programmes étaient conçus pour un poste plus en coulisses, mais les pratiques commerciales modernes les ont révélés. Cela a abouti à des interfaces plus rationalisées et à de nouveaux modules qui traitent spécifiquement de choses telles que les évaluations et les commentaires des clients.