Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des connaissances? (Avec des photos)
Un logiciel de gestion des connaissances est un outil, ou un ensemble d’outils, utilisé pour collecter, organiser, partager et réviser électroniquement des informations commerciales entre divers utilisateurs. Le concept de gestion des connaissances (KM) a été développé dans les années 1990, alors que les entreprises se battaient pour trouver des moyens efficaces de gérer et de récupérer des informations commerciales. Des systèmes de gestion de contenu d'entreprise ont été développés, ainsi qu'un logiciel spécifique de gestion des connaissances pour faciliter la collecte et la diffusion des connaissances. Actuellement, il existe des centaines d'outils logiciels de gestion des connaissances, chacun conçu pour un type d'entreprise spécifique.
Des groupes divers, tels que le service à la clientèle, les technologies de l’information (TI), la vente au détail, les sciences, l’ingénierie, le gouvernement et l’éducation, peuvent avoir besoin d’un logiciel spécialisé de gestion des connaissances. Par exemple, certains logiciels de KM gèrent les informations sur les clients ou sur les clients afin d’améliorer les ventes et le support client. Un autre type peut rassembler des informations sur les compétences, les talents, l’éducation et la formation professionnelle des employés, afin de faire appel à des compétences qui étaient peut-être passées inaperçues dans le passé. Certains outils gèrent le flux de travail, assurent la formation ou uniformisent les processus au moyen d'instructions ou de manuels étape par étape.
La gestion des connaissances commence par le processus de collecte des informations disponibles. Les documents papier, les courriels, les fichiers .pdf ou de traitement de texte, les dessins ou graphiques, le contenu Web, les documents manuscrits, les microfilms ou microfiches, ainsi que les fichiers numériques sont autant d’entrées possibles. Les connaissances d'un expert en la matière peuvent également être consignées par écrit et ajoutées à la base de connaissances. Des outils spéciaux peuvent convertir diverses entrées d’informations en un format standard et améliorer la qualité de la documentation résultante. L'ensemble de connaissances qui en résulte est généralement stocké dans une base de données puissante.
Une fois les informations rassemblées, d'autres outils logiciels de gestion des connaissances sont utilisés pour gérer les informations. Les documents et les fichiers peuvent être liés, indexés et classés afin d'être facilement numérisés et accessibles à l'aide d'outils de récupération. Certaines informations peuvent nécessiter un contrôle de version afin que les utilisateurs ne soient sûrs d'utiliser que les informations les plus récentes, tandis que les versions précédentes sont archivées. Les outils de KM permettent à plusieurs utilisateurs de collaborer pour créer des informations et gérer un processus de révision et d'approbation. D'autres fonctionnalités peuvent inclure des contrôles d'accès, des capacités d'archivage et de récupération, et une conversion en différents types de sortie.
L'utilisation d'un logiciel de gestion des connaissances présente de nombreux avantages pour l'entreprise. Il réduit le besoin pour les entreprises de manipuler et de stocker de grandes quantités de papier ou d'enregistrements dans divers formats avec des exigences de stockage différentes. Les informations peuvent être récupérées plus rapidement, à partir d'une plus grande variété de sources, et peuvent être partagées et contrôlées plus facilement. Les outils de KM permettent aux utilisateurs de rassembler des informations sur les informations, telles que des métriques, la productivité, des problèmes récurrents ou communs et des répartitions de flux de travail. Pour ces raisons, la popularité, la complexité et les applications pratiques des logiciels de gestion des connaissances continuent de croître.