ナレッジマネジメントソフトウェアとは？

ナレッジマネジメントソフトウェアは、さまざまなユーザー間でビジネス情報を電子的に収集、整理、共有、およびレビューするために使用されるツールまたはツールセットです。 ナレッジマネジメント（KM）の概念は、ビジネス情報を管理および取得する効果的な方法に企業が苦労したため、1990年代に発展しました。 知識の収集と配布を促進する特定の知識管理ソフトウェアとともに、エンタープライズコンテンツ管理システムが開発されました。 現在、何百もの異なるKMソフトウェアツールがあり、それぞれ特定のタイプのビジネス向けに設計されています。

顧客サービス、情報技術（IT）、小売、科学、工学、政府、教育などの多様なグループには、専門知識管理ソフトウェアが必要になる場合があります。 たとえば、一部のKMソフトウェアは、クライアントまたは顧客に関する情報を管理して、販売および顧客サポートを改善します。 別のタイプでは、従業員のスキル、才能、教育、およびビジネストレーニングに関する情報を収集して、過去に気付かなかった専門知識を活用できます。 一部のツールは、ワークフローを管理し、トレーニングを提供し、ステップバイステップの指示またはマニュアルを通じてプロセスを標準化します。

知識管理は、利用可能な情報を収集するプロセスから始まります。 紙の文書、電子メール、.pdfまたはワードプロセッシングファイル、図面またはグラフィック、Webコンテンツ、手書き文書、マイクロフィルムまたはマイクロフィッシュ、およびデジタルファイルはすべて入力可能です。 主題の専門家の知識を書き留めて、知識ベースに追加することもできます。 特別なツールを使用して、さまざまな情報入力を標準形式に変換し、作成されるドキュメントの品質を向上させることができます。 結果の知識セットは通常、強力なデータベースに保存されます。

情報が収集されると、他のナレッジマネジメントソフトウェアツールを使用して情報が管理されます。 ドキュメントとファイルは、検索ツールで簡単にスキャンおよびアクセスできるように、リンク、インデックス付け、および分類できます。 一部の情報にはバージョン管理が必要な場合があるため、ユーザーは必ず最新の情報のみを使用し、以前のバージョンはアーカイブします。 KMツールを使用すると、複数のユーザーが協力して情報を作成し、レビューおよび承認プロセスを管理できます。 その他の機能には、アクセス制御、アーカイブおよび取得機能、さまざまな出力タイプへの変換などがあります。

ナレッジマネジメントソフトウェアを使用すると、多くのビジネス上の利点があります。 企業は、さまざまなストレージ要件を持つさまざまな形式の大量の紙または記録を処理および保管する必要性を減らします。 情報は、さまざまなソースからより高速に取得でき、より簡単に共有および制御できます。 KMツールを使用すると、ユーザーは、メトリック、生産性、再発または一般的な問題、ワークフローの内訳など、情報に関する情報を収集できます。 これらの理由により、ナレッジマネジメントソフトウェアは、人気、複雑さ、実用性が向上し続けています。