Che cos'è il software di gestione della conoscenza?
Il software di gestione della conoscenza è uno strumento, o un insieme di strumenti, utilizzato per raccogliere, organizzare, condividere e rivedere elettronicamente informazioni commerciali tra una varietà di utenti. Il concetto di knowledge management (KM) si è sviluppato negli anni '90 quando le aziende hanno lottato con metodi efficaci per gestire e recuperare le informazioni aziendali. Sono stati sviluppati sistemi di gestione dei contenuti aziendali, insieme a specifici software di gestione delle conoscenze per facilitare la raccolta e la distribuzione delle conoscenze. Attualmente, ci sono centinaia di diversi strumenti software KM, ciascuno progettato per un tipo specifico di attività.
Diversi gruppi come il servizio clienti, la tecnologia dell'informazione (IT), la vendita al dettaglio, la scienza, l'ingegneria, il governo e l'istruzione potrebbero aver bisogno di software specializzati per la gestione della conoscenza. Ad esempio, alcuni software KM gestiscono informazioni su clienti o clienti, per migliorare le vendite e l'assistenza clienti. Un altro tipo può raccogliere informazioni sulle competenze, i talenti, l'istruzione e la formazione aziendale dei dipendenti, per attingere a competenze che potrebbero essere passate inosservate in passato. Alcuni strumenti gestiscono il flusso di lavoro, forniscono formazione o standardizzano i processi attraverso istruzioni o manuali passo-passo.
La gestione della conoscenza inizia con il processo di raccolta delle informazioni disponibili. Documenti cartacei, e-mail, file .pdf o di elaborazione testi, disegni o grafica, contenuti Web, documenti scritti a mano, microfilm o microfiche e file digitali sono tutti input possibili. Le conoscenze di un esperto in materia possono anche essere scritte e aggiunte alla knowledge base. Strumenti speciali possono convertire vari input di informazioni in un formato standard e migliorare la qualità della documentazione risultante. Il set di conoscenze risultante viene generalmente archiviato in un potente database.
Una volta che le informazioni sono state raccolte, altri strumenti software di gestione della conoscenza vengono utilizzati per gestire le informazioni. Documenti e file possono essere collegati, indicizzati e classificati in modo da poter essere facilmente scansionati e accessibili tramite strumenti di recupero. Alcune informazioni potrebbero richiedere il controllo della versione, quindi gli utenti sono sicuri di utilizzare solo le informazioni più aggiornate, mentre le versioni precedenti vengono archiviate. Gli strumenti KM consentono a più utenti di collaborare alla creazione di informazioni e alla gestione di un processo di revisione e approvazione. Altre caratteristiche possono includere controlli di accesso, capacità di archiviazione e recupero e conversione in vari tipi di output.
L'utilizzo del software di gestione della conoscenza offre numerosi vantaggi aziendali. Riduce la necessità per le aziende di gestire e archiviare grandi quantità di carta o record in vari formati con vari requisiti di archiviazione. Le informazioni possono essere recuperate più rapidamente, da una più ampia varietà di fonti e possono essere condivise e controllate più facilmente. Gli strumenti KM consentono agli utenti di raccogliere informazioni sulle informazioni, quali metriche, produttività, problemi ricorrenti o comuni e interruzioni del flusso di lavoro. Per questi motivi, il software di gestione della conoscenza continua a crescere in popolarità, complessità e applicazione pratica.