Wat is kennisbeheersoftware? (met foto's)
Kennisbeheersoftware is een tool of een set tools die wordt gebruikt om bedrijfsinformatie onder verschillende gebruikers elektronisch te verzamelen, organiseren, delen en beoordelen. Het concept van kennisbeheer (KM) ontwikkelde zich in de jaren negentig toen bedrijven worstelden met effectieve manieren om bedrijfsinformatie te beheren en op te halen. Er zijn enterprise content management-systemen ontwikkeld, samen met specifieke software voor kennisbeheer om het verzamelen en verspreiden van kennis te vergemakkelijken. Momenteel zijn er honderden verschillende KM-softwaretools, elk ontworpen voor een specifiek type bedrijf.
Diverse groepen zoals klantenservice, informatietechnologie (IT), detailhandel, wetenschap, engineering, overheid en onderwijs hebben mogelijk gespecialiseerde kennisbeheersoftware nodig. Sommige KM-software beheert bijvoorbeeld informatie over klanten of klanten om de verkoop en klantenondersteuning te verbeteren. Een ander type kan informatie verzamelen over vaardigheden van werknemers, talenten, opleiding en bedrijfstrainingen om gebruik te maken van expertise die in het verleden onopgemerkt is gebleven. Sommige tools beheren de workflow, bieden training of standaardiseren processen door stapsgewijze instructies of handleidingen.
Kennisbeheer begint met het verzamelen van beschikbare informatie. Papieren documenten, e-mails, .pdf- of tekstverwerkingsbestanden, tekeningen of grafische afbeeldingen, webinhoud, handgeschreven documenten, microfilm of microfiche en digitale bestanden zijn alle mogelijke ingangen. De kennis van een materiedeskundige kan ook worden opgeschreven en aan de kennisbank worden toegevoegd. Speciale tools kunnen verschillende informatie-ingangen omzetten in een standaardformaat en de kwaliteit van de resulterende documentatie verbeteren. De resulterende kennisset wordt meestal opgeslagen in een krachtige database.
Nadat informatie is verzameld, worden andere kennismanagementsoftwaretools gebruikt om de informatie te beheren. Documenten en bestanden kunnen worden gekoppeld, geïndexeerd en gecategoriseerd, zodat ze gemakkelijk kunnen worden gescand en toegankelijk zijn met ophaaltools. Sommige informatie heeft mogelijk versiebeheer nodig, zodat gebruikers zeker zijn van de meest up-to-date informatie, terwijl eerdere versies worden gearchiveerd. Met KM-tools kunnen meerdere gebruikers samenwerken om informatie te creëren en een evaluatie- en goedkeuringsproces te beheren. Andere functies kunnen toegangscontrole, archiverings- en ophaalmogelijkheden en conversie naar verschillende uitvoertypen zijn.
Het gebruik van kennisbeheersoftware biedt veel zakelijke voordelen. Het vermindert de noodzaak voor bedrijven om grote hoeveelheden papier of records te verwerken en op te slaan in verschillende formaten met verschillende opslagvereisten. Informatie kan sneller worden opgehaald uit een grotere verscheidenheid aan bronnen en kan gemakkelijker worden gedeeld en beheerd. Met KM-tools kunnen gebruikers informatie over de informatie verzamelen, zoals statistieken, productiviteit, terugkerende of veelvoorkomende problemen en uitval van de workflow. Om deze redenen blijft kennisbeheersoftware groeien in populariteit, complexiteit en praktische toepassing.