Co je to software pro správu znalostí?
Software pro správu znalostí je nástroj nebo sada nástrojů, které se používají k elektronickému shromažďování, organizování, sdílení a kontrole obchodních informací mezi různými uživateli. Koncept řízení znalostí (KM) se vyvinul v 90. letech 20. století, kdy podniky bojovaly s účinnými způsoby správy a získávání obchodních informací. Byly vyvinuty systémy pro správu podnikového obsahu spolu se specifickým softwarem pro správu znalostí, který usnadňuje sběr a distribuci znalostí. V současné době existují stovky různých softwarových nástrojů KM, z nichž každý je určen pro konkrétní typ podnikání.
Různorodé skupiny, jako je zákaznický servis, informační technologie (IT), maloobchod, věda, strojírenství, státní správa a vzdělávání, mohou potřebovat specializovaný software pro správu znalostí. Například některý software KM spravuje informace o klientech nebo zákaznících za účelem zlepšení prodeje a podpory zákazníků. Jiný typ může shromažďovat informace o dovednostech zaměstnanců, nadání, vzdělávání a obchodní školení, aby využil odborných znalostí, které se v minulosti možná nevšimly. Některé nástroje řídí pracovní tok, poskytují školení nebo standardizují procesy pomocí podrobných pokynů nebo příruček.
Řízení znalostí začíná procesem shromažďování dostupných informací. Všechny možné vstupy jsou papírové dokumenty, e-maily, soubory PDF nebo textové zpracování, výkresy nebo grafika, webový obsah, ručně psané dokumenty, mikrofilmy nebo mikrofiše a digitální soubory. Znalosti odborníka na předmět lze také zapsat a přidat do znalostní báze. Speciální nástroje mohou převádět různé informační vstupy do standardního formátu a zlepšovat kvalitu výsledné dokumentace. Výsledná sada znalostí je obvykle uložena v výkonné databázi.
Jakmile jsou informace shromážděny, jsou pro správu informací použity další softwarové nástroje pro správu znalostí. Dokumenty a soubory lze propojit, indexovat a roztřídit, takže je lze snadno naskenovat a získat přístup pomocí nástrojů pro vyhledávání. Některé informace mohou vyžadovat řízení verzí, takže uživatelé budou určitě používat pouze nejaktuálnější informace, zatímco předchozí verze budou archivovány. Nástroje KM umožňují více uživatelům spolupracovat na vytváření informací a řízení procesu kontroly a schvalování. Mezi další funkce patří řízení přístupu, možnosti archivace a vyhledávání a převod na různé typy výstupů.
Použití softwaru pro správu znalostí má mnoho obchodních výhod. To snižuje potřebu společností zpracovávat a ukládat velké množství papíru nebo záznamů v různých formátech s různými požadavky na skladování. Informace lze získat rychleji z různých zdrojů a lze je snadněji sdílet a ovládat. Nástroje KM umožňují uživatelům shromažďovat informace o informacích, jako jsou metriky, produktivita, opakující se nebo běžné problémy a rozpis pracovních toků. Z těchto důvodů software pro správu znalostí stále roste v popularitě, složitosti a praktických aplikacích.