Was ist Wissensmanagement-Software? (Mit Bildern)
Wissensmanagement-Software ist ein Tool oder eine Reihe von Tools, die zum elektronischen Sammeln, Organisieren, Teilen und Überprüfen von Geschäftsinformationen für eine Vielzahl von Benutzern verwendet werden. Das Konzept des Wissensmanagements (Knowledge Management, KM) wurde in den 1990er Jahren entwickelt, als Unternehmen mit effektiven Methoden zum Verwalten und Abrufen von Geschäftsinformationen zu kämpfen hatten. Enterprise-Content-Management-Systeme wurden zusammen mit einer speziellen Wissensmanagement-Software entwickelt, um das Sammeln und Verteilen von Wissen zu erleichtern. Derzeit gibt es Hunderte verschiedener KM-Softwaretools, die jeweils für eine bestimmte Art von Unternehmen entwickelt wurden.
Verschiedene Gruppen wie Kundendienst, Informationstechnologie (IT), Einzelhandel, Wissenschaft, Ingenieurwesen, Regierung und Bildung benötigen möglicherweise spezielle Software für das Wissensmanagement. Beispielsweise verwaltet einige KM-Software Informationen über Kunden oder Kunden, um den Verkauf und die Kundenunterstützung zu verbessern. Ein anderer Typ kann Informationen über Fähigkeiten, Talente, Ausbildung und Geschäftstraining von Mitarbeitern sammeln, um auf Fachwissen zurückzugreifen, das in der Vergangenheit möglicherweise unbemerkt geblieben ist. Einige Tools verwalten Arbeitsabläufe, bieten Schulungen an oder standardisieren Prozesse durch schrittweise Anleitungen oder Handbücher.
Wissensmanagement beginnt mit dem Sammeln verfügbarer Informationen. Papierdokumente, E-Mails, PDF- oder Textverarbeitungsdateien, Zeichnungen oder Grafiken, Webinhalte, handschriftliche Dokumente, Mikrofilme oder Mikrofiche sowie digitale Dateien sind mögliche Eingaben. Das Wissen eines Fachexperten kann auch aufgeschrieben und der Wissensbasis hinzugefügt werden. Spezielle Tools können verschiedene Informationseingaben in ein Standardformat konvertieren und die Qualität der resultierenden Dokumentation verbessern. Der resultierende Wissenssatz wird normalerweise in einer leistungsfähigen Datenbank gespeichert.
Sobald Informationen gesammelt wurden, werden andere Softwaretools für das Wissensmanagement zum Verwalten der Informationen verwendet. Dokumente und Dateien können verknüpft, indiziert und kategorisiert werden, sodass sie leicht gescannt werden können und von Abfragetools aufgerufen werden können. Einige Informationen benötigen möglicherweise eine Versionskontrolle, sodass Benutzer nur die aktuellsten Informationen verwenden, während frühere Versionen archiviert werden. Mit KM-Tools können mehrere Benutzer zusammenarbeiten, um Informationen zu erstellen und einen Überprüfungs- und Genehmigungsprozess zu verwalten. Weitere Funktionen können Zugriffssteuerungen, Archivierungs- und Abruffunktionen sowie die Konvertierung in verschiedene Ausgabetypen umfassen.
Die Verwendung von Wissensmanagement-Software bietet viele geschäftliche Vorteile. Es reduziert die Notwendigkeit für Unternehmen, große Mengen an Papier oder Aufzeichnungen in verschiedenen Formaten mit unterschiedlichen Speicheranforderungen zu handhaben und zu lagern. Informationen können aus einer Vielzahl von Quellen schneller abgerufen und einfacher ausgetauscht und kontrolliert werden. Mithilfe von KM-Tools können Benutzer Informationen zu diesen Informationen erfassen, z. B. Messdaten, Produktivität, wiederkehrende oder häufig auftretende Probleme und Arbeitsablaufstörungen. Aus diesen Gründen wird Wissensmanagement-Software immer beliebter, komplexer und praktischer.