O que é o software de gerenciamento de conhecimento?
O software de gerenciamento de conhecimento é uma ferramenta, ou conjunto de ferramentas, usada para coletar, organizar, compartilhar e revisar eletronicamente informações de negócios entre uma variedade de usuários. O conceito de gestão do conhecimento (GC) desenvolvido na década de 1990, à medida que as empresas lutavam com maneiras eficazes de gerenciar e recuperar informações de negócios. Foram desenvolvidos sistemas de gerenciamento de conteúdo corporativo, juntamente com software de gerenciamento de conhecimento específico para facilitar a coleta e distribuição de conhecimento. Atualmente, existem centenas de diferentes ferramentas de software KM, cada uma projetada para um tipo específico de negócio.
Grupos diversos, como atendimento ao cliente, tecnologia da informação (TI), varejo, ciência, engenharia, governo e educação podem precisar de um software especializado em gerenciamento de conhecimento. Por exemplo, alguns softwares de gerenciamento de informações gerenciam informações sobre clientes, para melhorar as vendas e o suporte ao cliente. Outro tipo pode reunir informações sobre as habilidades, talentos, educação e treinamento de negócios dos funcionários, para explorar conhecimentos que podem ter passado despercebidos no passado. Algumas ferramentas gerenciam o fluxo de trabalho, fornecem treinamento ou padronizam processos por meio de instruções ou manuais passo a passo.
A gestão do conhecimento começa com o processo de coleta de informações disponíveis. Documentos em papel, e-mails, arquivos .pdf ou de processamento de texto, desenhos ou gráficos, conteúdo da Web, documentos manuscritos, microfilme ou microficha e arquivos digitais são todas as entradas possíveis. O conhecimento de um especialista no assunto também pode ser anotado e adicionado à base de conhecimento. Ferramentas especiais podem converter várias entradas de informações em um formato padrão e melhorar a qualidade da documentação resultante. O conjunto de conhecimentos resultante geralmente é armazenado em um poderoso banco de dados.
Depois que as informações são coletadas, outras ferramentas de software de gerenciamento de conhecimento são usadas para gerenciar as informações. Documentos e arquivos podem ser vinculados, indexados e categorizados para que sejam facilmente digitalizados e acessados por ferramentas de recuperação. Algumas informações podem precisar de controle de versão, para que os usuários usem apenas as informações mais atualizadas, enquanto as versões anteriores são arquivadas. As ferramentas de KM permitem que vários usuários colaborem na criação de informações e no gerenciamento de um processo de revisão e aprovação. Outros recursos podem incluir controles de acesso, recursos de arquivamento e recuperação e conversão para vários tipos de saída.
Existem muitos benefícios comerciais ao usar o software de gerenciamento de conhecimento. Reduz a necessidade de as empresas manipularem e armazenarem grandes quantidades de papel ou registros em vários formatos com vários requisitos de armazenamento. As informações podem ser recuperadas mais rapidamente, de uma variedade maior de fontes, e podem ser compartilhadas e controladas mais facilmente. As ferramentas de GC permitem que os usuários coletem informações sobre as informações, como métricas, produtividade, problemas recorrentes ou comuns e interrupções no fluxo de trabalho. Por esses motivos, o software de gerenciamento de conhecimento continua a crescer em popularidade, complexidade e aplicação prática.