Co to jest oprogramowanie do zarządzania wiedzą? (Ze zdjęciami)
Oprogramowanie do zarządzania wiedzą jest narzędziem lub zestawem narzędzi służącym do elektronicznego gromadzenia, organizowania, udostępniania i przeglądania informacji biznesowych wśród różnych użytkowników. Koncepcja zarządzania wiedzą (KM) została opracowana w latach 90. XX wieku, gdy firmy zmagały się ze skutecznymi sposobami zarządzania i wyszukiwania informacji biznesowych. Opracowano systemy zarządzania treścią dla przedsiębiorstw oraz specjalne oprogramowanie do zarządzania wiedzą, aby ułatwić gromadzenie i rozpowszechnianie wiedzy. Obecnie istnieją setki różnych narzędzi programowych KM, z których każde przeznaczone jest do określonego rodzaju działalności.
Różne grupy, takie jak obsługa klienta, technologie informacyjne (IT), handel detaliczny, nauka, inżynieria, administracja i edukacja mogą potrzebować specjalistycznego oprogramowania do zarządzania wiedzą. Na przykład niektóre oprogramowanie KM zarządza informacjami o klientach lub klientach, aby poprawić sprzedaż i obsługę klienta. Inny typ może gromadzić informacje o umiejętnościach pracowników, talentach, wykształceniu i szkoleniach biznesowych, aby wykorzystać wiedzę specjalistyczną, która w przeszłości mogła pozostać niezauważona. Niektóre narzędzia zarządzają przepływem pracy, zapewniają szkolenia lub standaryzują procesy za pomocą instrukcji lub instrukcji krok po kroku.
Zarządzanie wiedzą rozpoczyna się od procesu gromadzenia dostępnych informacji. Dokumenty papierowe, wiadomości e-mail, pliki .pdf lub edytory tekstu, rysunki lub grafiki, treści internetowe, dokumenty odręczne, mikrofilmy lub mikrofiszki oraz pliki cyfrowe - wszystkie możliwe dane wejściowe. Wiedzę eksperta tematycznego można również zapisać i dodać do bazy wiedzy. Specjalne narzędzia mogą konwertować różne dane wejściowe do standardowego formatu i poprawiać jakość wynikowej dokumentacji. Wynikowy zestaw wiedzy jest zwykle przechowywany w potężnej bazie danych.
Po zebraniu informacji do zarządzania informacjami wykorzystywane są inne narzędzia do zarządzania wiedzą. Dokumenty i pliki można łączyć, indeksować i kategoryzować, dzięki czemu można je łatwo skanować i uzyskać do nich dostęp za pomocą narzędzi do pobierania. Niektóre informacje mogą wymagać kontroli wersji, więc użytkownicy z pewnością będą używać tylko najbardziej aktualnych informacji, podczas gdy poprzednie wersje są archiwizowane. Narzędzia KM pozwalają wielu użytkownikom współpracować przy tworzeniu informacji oraz zarządzaniu procesem przeglądu i zatwierdzania. Inne funkcje mogą obejmować kontrolę dostępu, funkcje archiwizacji i wyszukiwania oraz konwersję do różnych typów danych wyjściowych.
Korzystanie z oprogramowania do zarządzania wiedzą ma wiele korzyści biznesowych. Ogranicza to potrzebę obsługi i przechowywania przez firmy dużych ilości papieru lub dokumentacji w różnych formatach i przy różnych wymaganiach dotyczących przechowywania. Informacje można szybciej pobierać z szerszej gamy źródeł, a także łatwiej je udostępniać i kontrolować. Narzędzia KM pozwalają użytkownikom gromadzić informacje na temat takich informacji, jak dane, produktywność, powtarzające się lub typowe problemy oraz awarie przepływu pracy. Z tych powodów oprogramowanie do zarządzania wiedzą stale zyskuje na popularności, złożoności i praktycznym zastosowaniu.