Qu'est-ce que la téléconférence audio?
Également appelée téléconférence ou audioconférence, la téléconférence audio est le processus de tenue d'une réunion par liaison téléphonique. Mis au point au milieu du XXe siècle en tant qu’outil commercial, cette forme de téléconférence était extrêmement coûteuse. Aujourd'hui, il est possible pour les particuliers comme pour les organisations de toutes tailles de faire appel à des téléconférences pour un coût minime.
La téléconférence audio implique l’établissement d’un point de terminaison commun pour les signaux téléphoniques de toutes les parties devant prendre part à une conférence donnée. Ceci est accompli avec l'utilisation d'un pont de téléconférence, qui reçoit les signaux téléphoniques entrants et sortants d'un commutateur téléphonique local. En fonction de la structure de la téléconférence, un code d'accès saisi par le participant acheminera le signal vers la conférence appropriée ou un opérateur acheminera manuellement la connexion vers la session de conférence appropriée.
Il existe deux types de base de téléconférences. Les services d'appel sortant, également appelés services connectés par l'opérateur, constituent le type de téléconférence audio le plus ancien. Avec ce modèle, une conférence téléphonique est réservée à l'avance, réservant un certain nombre de lignes et une durée spécifique. Le client fournit le service de téléconférence avec les noms et numéros de téléphone de toutes les personnes devant assister à la session. À l'heure convenue, un opérateur de conférence appelle les participants et les place sur une ligne de conférence commune. Avec cette approche, le modérateur de la conférence est généralement connecté en dernier. De nombreux services offrent au modérateur la possibilité de tenir un appel nominal immédiatement après son transfert à la téléconférence.
Une deuxième option est la conférence à distance. Avec cette option, les participants composent un numéro de téléphone spécifique pour se connecter au pont de conférence. Un message automatisé invite le participant à entrer le code d'accès attribué à la téléconférence. Une fois le mot de passe correct entré, le participant est automatiquement dirigé vers l'appel.
Il existe plusieurs sous-catégories d'une conférence à distance. L’option de téléconférence audio la plus populaire aujourd’hui est généralement décrite comme un format sans frais et sans réservation . Avec cette option, le modérateur se voit attribuer un numéro sans frais permanent, un code secret ou des codes secrets, ainsi qu'un nombre maximal de lignes pouvant être utilisées à tout moment. Cette option évite au modérateur de contacter le service de téléconférence chaque fois qu'il souhaite organiser une réunion par conférence téléphonique, car les informations d'identification sont actives 24h / 24.
De nombreux fournisseurs offrent également toujours l’option d’une réunion sans frais réservée. Cette option de téléconférence audio fournit un numéro sans frais et des codes d'accès uniques. rien ne garantit que le modérateur sera capable d'utiliser le même numéro et les mêmes codes pour les conférences futures. Ce format peut également être utilisé pour configurer ce que l'on appelle des téléconférences en attente ou récurrentes, qui ont lieu le même jour et à la même heure de la journée, sur une base hebdomadaire, bi-hebdomadaire ou mensuelle.
Une troisième sous-catégorie de services d'accès à distance est connue sous le nom d' appel à accès commuté . Ce format fonctionne exactement comme ses homologues sans frais. La différence est qu'au lieu d'un numéro sans frais, tous les participants se connectent au pont de téléconférence en utilisant un numéro de téléphone standard, avec l'indicatif régional. Les services d’appel interurbain ont connu une forte baisse d’utilisation au cours des années 1990, mais ont commencé à refaire surface avec l’apparition des téléphones portables et des plans de téléphonie fixe qui permettaient aux participants d’utiliser un numéro de péage et de ne pas engager de frais d’interurbain sur leurs factures de téléphone. .
Au fil des ans, les fonctionnalités de service ont rendu la téléconférence audio de plus en plus conviviale. Aujourd'hui, de nombreux services offrent au modérateur de nombreux outils pour contrôler la conférence, notamment la possibilité de mettre en sourdine tous les autres participants, de déconnecter toutes les lignes à volonté et d'utiliser les notifications vocales lorsque quelqu'un entre ou sort de la conférence. Certaines de ces fonctionnalités sont disponibles moyennant des frais supplémentaires, mais beaucoup sont considérées comme faisant partie du service de base et sont comprises dans le tarif forfaitaire à la minute par ligne associé au service de téléconférence.