Wat is audio-teleconferentie?
Ook bekend als conference calling of audio-conferencing, audio-teleconferentie is het proces van het houden van een vergadering via telefoon hookup. Voor het eerst ontwikkeld in het midden van de 20e eeuw als een zakelijk hulpmiddel, was deze vorm van teleconferentie ooit extreem duur. Tegenwoordig is het voor particulieren en organisaties van elke omvang mogelijk om tegen zeer weinig kosten telefonische telefonische vergaderingen te gebruiken.
Audio-teleconferentie houdt in dat een gemeenschappelijk eindpunt wordt ingesteld voor de telefoonsignalen van alle partijen die aan een bepaalde conferentie deelnemen. Dit wordt bereikt met behulp van een teleconferentiebrug, die inkomende en uitgaande telefoonsignalen ontvangt van een lokale telefooncentrale. Afhankelijk van de structuur van het conferentiegesprek stuurt een door de deelnemer ingevoerde toegangscode het signaal naar de juiste conferentie, of stuurt een operator de verbinding handmatig naar de juiste conferentiesessie.
Er zijn twee basistypen telefonische vergaderingen. Operator dial-out services, ook bekend als operator connected services, zijn het oudste type audio-teleconferenties. Met dit model wordt vooraf een telefonische vergadering geboekt, waarbij een bepaald aantal lijnen en een specifieke duur worden gereserveerd. De klant biedt de conference call-service met de namen en telefoonnummers van alle partijen die de sessie bijwonen. Op de afgesproken tijd belt een telefonist naar de deelnemers en plaatst deze in een gemeenschappelijke conferentielijn. Met deze aanpak wordt de conferentiemoderator meestal als laatste verbonden. Veel services bieden de moderator de mogelijkheid om een appèl te houden onmiddellijk nadat hij of zij is overgezet naar de teleconferentiesessie.
Een tweede optie is de inbelconferentie. Met deze optie kiezen deelnemers een specifiek telefoonnummer om verbinding te maken met de vergaderbrug. Een geautomatiseerd bericht spoort de deelnemer aan om de toegangscode in te voeren die aan de teleconferentie is toegewezen. Nadat de juiste toegangscode is ingevoerd, wordt de deelnemer automatisch naar het gesprek geleid.
Er zijn verschillende subcategorieën van een inbelconferentie. De meest populaire audio-teleconferentie-optie van vandaag wordt meestal beschreven als een reserveringloos gratis formaat . Met deze optie krijgt de moderator een permanent gratis nummer, een permanente toegangscode of -codes en een maximum aantal regels dat kan worden gebruikt wanneer de moderator dit wenst. Met deze optie is het voor de moderator niet nodig om telkens wanneer hij of zij een vergadering via een telefonische vergadering wenst te houden contact op te nemen met de teleconferentieservice, aangezien de referenties 24 uur per dag actief zijn.
Veel providers bieden ook nog steeds de optie van een gereserveerde gratis dial tijdens vergadering. Deze audio-teleconferentie-optie biedt een gratis nummer en toegangscodes op een eenmalige basis; er is geen garantie dat de moderator hetzelfde nummer en dezelfde codes zal kunnen gebruiken voor toekomstige conferenties. Dit formaat kan ook worden gebruikt om zogenaamde permanente of terugkerende telefonische vergaderingen in te stellen, die op dezelfde dag en tijd van de dag plaatsvinden op wekelijkse, tweewekelijkse of maandelijkse basis.
Een derde subcategorie van inbeldiensten staat bekend als de belknop tijdens het bellen . Dit formaat werkt precies zoals zijn gratis tegenhangers. Het verschil is dat in plaats van een gratis nummer, alle aanwezigen de teleconferentiebrug bellen met een standaard telefoonnummer, compleet met netnummer. Tolinbeldiensten zagen een enorme daling in het gebruik in de jaren negentig, maar begonnen weer op te duiken met de komst van mobiele telefoons en vaste telefonieplannen die het voor bezoekers mogelijk maakten om een tolnummer te gebruiken en geen lange-afstandskosten te betalen op hun telefoonrekeningen .
Door de jaren heen hebben servicefuncties audio-teleconferenties steeds gebruiksvriendelijker gemaakt. Tegenwoordig bieden veel services de moderator veel tools om de conferentie te beheren, waaronder de mogelijkheid om alle andere deelnemers te dempen, alle lijnen naar believen te ontkoppelen en spraakmeldingen te gebruiken wanneer iemand de conferentie binnenkomt of verlaat. Sommige van deze functies zijn beschikbaar voor extra kosten, maar veel worden beschouwd als onderdeel van de basisservice en zijn inbegrepen in het vaste tarief per minuut per lijntarief dat is gekoppeld aan de conference call-service.