Che cos'è la teleconferenza audio?
Conosciuta anche come chiamata in conferenza o audioconferenza, la teleconferenza audio è il processo di organizzazione di una riunione tramite collegamento telefonico. Sviluppato per la prima volta nella metà del 20 ° secolo come strumento commerciale, questa forma di teleconferenza era un tempo estremamente costosa. Oggi è possibile per le persone e per le organizzazioni di tutte le dimensioni avvalersi di chiamate telefoniche per spese molto ridotte.
La teleconferenza audio prevede la definizione di un punto di terminazione comune per i segnali telefonici di tutte le parti che devono prendere parte a una determinata conferenza. Ciò si ottiene con l'uso di un ponte di teleconferenza, che riceve segnali telefonici in entrata e in uscita da un interruttore telefonico locale. A seconda della struttura della chiamata in conferenza, un passcode inserito dal partecipante instraderà il segnale alla conferenza corretta o un operatore instraderà manualmente la connessione nella sessione della conferenza corretta.
Esistono due tipi base di chiamate in conferenza. I servizi di chiamata in uscita degli operatori, noti anche come servizi di connessione degli operatori, sono il tipo più antico di teleconferenza audio. Con questo modello, una chiamata in conferenza viene prenotata in anticipo, riservando un certo numero di linee e una durata specifica. Il cliente fornisce al servizio di teleconferenza i nomi e i numeri di telefono di tutte le parti che devono partecipare alla sessione. All'ora stabilita, un operatore di conferenza chiama i partecipanti e li inserisce in una linea di conferenza comune. Con questo approccio, il moderatore della conferenza è generalmente collegato per ultimo. Molti servizi offrono al moderatore la possibilità di mettere in attesa una chiamata diretta immediatamente dopo che è stato trasferito nella sessione di teleconferenza.
Una seconda opzione è la conferenza dial-in. Con questa opzione, i partecipanti compongono un numero di telefono specifico per connettersi con il bridge della conferenza. Un messaggio automatico richiede al partecipante di inserire il passcode assegnato alla teleconferenza. Dopo aver inserito il passcode corretto, il partecipante viene automaticamente instradato nella chiamata.
Esistono diverse sottocategorie di una conferenza dial-in. L'opzione di teleconferenza audio più popolare oggi è di solito descritta come un numero verde senza prenotazione . Con questa opzione, al moderatore viene assegnato un numero verde permanente, un passcode o passcode permanenti e un numero massimo di righe che possono essere utilizzate quando il moderatore piace. Questa opzione rende superfluo per il moderatore contattare il servizio di teleconferenza ogni volta che desidera condurre una riunione tramite teleconferenza, poiché le credenziali sono attive 24 ore su 24.
Molti provider offrono anche l'opzione di un numero verde riservato durante le riunioni. Questa opzione di teleconferenza audio fornisce un numero verde e passcode gratuiti una sola volta; non vi è alcuna garanzia che il moderatore sarà in grado di utilizzare lo stesso numero e lo stesso codice per conferenze future. Questo formato può anche essere utilizzato per impostare quelle che sono note come teleconferenze permanenti o ricorrenti, che si svolgono lo stesso giorno e l'ora del giorno su base settimanale, bisettimanale o mensile.
Una terza sottocategoria di servizi di accesso remoto è nota come chiamata a pagamento . Questo formato funziona esattamente come le sue controparti gratuite. La differenza è che invece di un numero verde, tutti i partecipanti effettuano la chiamata nel bridge di teleconferenza utilizzando un numero di telefono standard, completo di prefisso. I servizi di chiamata a pedaggio hanno visto un enorme calo nell'uso negli anni '90, ma hanno iniziato a riaffiorare con l'avvento dei telefoni cellulari e dei piani di chiamata su rete fissa che hanno permesso ai partecipanti di utilizzare un numero di pedaggio e non sostenere addebiti a lunga distanza sulle loro bollette telefoniche .
Nel corso degli anni, le funzionalità del servizio hanno reso le teleconferenze audio sempre più intuitive. Oggi, molti servizi offrono al moderatore molti strumenti per controllare la conferenza, inclusa la possibilità di silenziare tutti gli altri partecipanti, disconnettere tutte le linee a piacimento e utilizzare le notifiche vocali quando qualcuno entra o esce dalla conferenza. Alcune di queste funzioni sono disponibili a un costo aggiuntivo, ma molte sono considerate parte del servizio di base e sono incluse nella tariffa forfettaria al minuto per linea associata al servizio di chiamata in conferenza.