Come faccio a scegliere il miglior software di gestione dei casi?
Per scegliere il miglior software di gestione dei casi, i responsabili delle decisioni di un'azienda devono prima valutare le loro esigenze attuali. Occorre prendere in considerazione le attività lavorative che devono essere eseguite con il software di gestione dei casi. È essenziale eseguire un'analisi del divario tra le esigenze effettive e le funzioni del sistema attuale dell'azienda. Anche la consulenza dei membri dello staff, la sollecitazione di proposte di offerta da potenziali fornitori e la valutazione delle strutture dei prezzi e delle misure di sicurezza integrate fanno parte del processo.
Prima che un'azienda solleciti proposte di offerta da potenziali fornitori di software di gestione dei casi, deve condurre un'analisi di ciò che desidera che quel software realizzi. Intervistando e consultando i membri dello staff che sono direttamente coinvolti nei processi del flusso di lavoro dell'azienda, l'azienda può iniziare a determinare ciò che manca al sistema attuale. Coloro che sono incaricati di selezionare un pacchetto di gestione del software del caso dovrebbero anche prendere in considerazione tutte le posizioni che possono essere eliminate o modificate a causa delle capacità del nuovo sistema.
Diversi pacchetti software di gestione dei casi possono spesso eliminare la necessità di determinati gruppi di lavoro e attività del flusso di lavoro. Gli obiettivi della scelta di qualsiasi programma di gestione dei casi sono di aumentare l'efficienza e raggiungere un certo grado di standardizzazione. Ad esempio, alcune delle funzioni automatiche di immissione dei dati in un'applicazione software di gestione dei casi possono eliminare la necessità di supporto amministrativo di basso livello. Se è necessario eliminare le posizioni o ridefinire le responsabilità a seguito dell'attuazione, è importante affrontare queste preoccupazioni con i dipendenti prima di selezionare un programma.
Una volta che un'azienda ha un'idea di ciò che desidera che il programma di gestione dei casi realizzi, i suoi decisori possono iniziare a richiedere offerte da potenziali fornitori. Parte di questo processo prevede la ricerca di numerosi fornitori e programmi. Gran parte della ricerca iniziale può essere condotta online, il che darà all'azienda un'idea delle opzioni disponibili e fornirà informazioni di contatto ai rappresentanti dei fornitori, che possono fornire una valutazione più approfondita. Molte di queste applicazioni possono essere personalizzate in base alle esigenze specifiche.
Poiché il software di gestione dei casi contiene un database di informazioni relative ai file di casi legali e medici, le misure di sicurezza integrate sono estremamente importanti. Il livello della tecnologia di crittografia e i metodi di accesso autorizzati utilizzati da ciascuna applicazione costituiranno un'ulteriore considerazione quando si seleziona un programma adatto. È anche importante pensare alla compatibilità con gli attuali sistemi hardware del computer e altre applicazioni software aziendali in uso. Le curve di apprendimento tipiche dovranno anche essere prese in considerazione quando si seleziona un programma di gestione dei casi, poiché i dipendenti dovranno acclimatarsi al nuovo sistema.