Hur väljer jag den bästa programvaran för ärendehantering?

För att välja den bästa programhanteringsprogramvaran måste ett företags beslutsfattare först utvärdera sina nuvarande behov. Man bör överväga vilka arbetsuppgifter som måste utföras med programhanteringsprogrammet. Att utföra en gapanalys mellan faktiska behov och företagets nuvarande systems funktioner är viktigt. Att konsultera personal, anlita anbudsförslag från potentiella leverantörer och utvärdera prisstrukturer och inbyggda säkerhetsåtgärder är också en del av processen.

Innan ett företag begär budförslag från potentiella leverantörer av programhantering, måste det göra en analys av vad det vill att programvaran ska åstadkomma. Genom att intervjua och konsultera anställda som är direkt involverade i företagets arbetsflödesprocesser kan företaget börja bestämma vad det nuvarande systemet saknar. De som har ansvaret för att välja ett paket för programvaruhantering bör också ta hänsyn till alla positioner som kan elimineras eller modifieras till följd av det nya systems funktioner.

Olika program för pakethantering kan ofta eliminera behovet av vissa arbetsgrupper och arbetsflödesuppgifter. Målen att välja valfritt ärendehanteringsprogram är att öka effektiviteten och uppnå en viss grad av standardisering. Till exempel kan vissa av de automatiserade datainmatningsfunktionerna i en programhanteringsprogramvara eliminera behovet av administrativt stöd på låg nivå. Om positioner måste elimineras eller ansvaret definieras som en följd av genomförandet är det viktigt att ta upp dessa problem med de anställda innan du väljer ett program.

När ett företag har en uppfattning om vad det vill att målhanteringsprogrammet ska uppnå kan dess beslutsfattare börja begära bud från potentiella leverantörer. En del av denna process involverar forskning på olika leverantörer och program. Mycket av den inledande forskningen kan göras online, vilket ger företaget en uppfattning om tillgängliga alternativ och ger kontaktinformation för säljare, som kan ge en mer djupgående utvärdering. Många av dessa applikationer kan anpassas efter specifika behov.

Eftersom ärendehanteringsprogramvara innehåller en databas med information relaterad till juridiska och medicinska ärendehandlingar är inbyggda säkerhetsåtgärder extremt viktiga. Nivån på krypteringsteknologi och godkända åtkomstmetoder som varje applikation använder kommer att vara en ytterligare övervägande när du väljer ett lämpligt program. Det är också viktigt att tänka på kompatibilitet med nuvarande datormaskinvarussystem och andra företagsprogram som används. Typiska inlärningskurvor måste också tas med i beräkningen när man väljer ett ärendehanteringsprogram, eftersom anställda måste anpassas till det nya systemet.