Come posso monitorare l'attività Internet dei dipendenti?
Molte aziende oggi fanno molto affidamento sull'uso delle risorse Internet come parte delle loro operazioni commerciali. I rappresentanti del servizio clienti utilizzano Internet per ricercare i clienti esistenti e talvolta per utilizzare strumenti online come le conferenze Web per fornire formazione o informazioni ai clienti. I venditori utilizzano Internet per trovare e qualificare i lead e fare dimostrazioni di vari tipi di servizi. Con così tante attività che richiedono l'accesso a Internet, i datori di lavoro vogliono giustamente assicurarsi che i dipendenti utilizzino Internet per lavoro e non per altri scopi. Il modo migliore per raggiungere questo obiettivo è utilizzare un software di monitoraggio per monitorare l'attività Internet dei dipendenti che viene generata in ciascuna workstation della rete aziendale.
Esistono oggi numerosi prodotti software sul mercato che consentono ai datori di lavoro di monitorare l'attività Internet dei dipendenti. Uno degli approcci più semplicistici prevede l'uso di software che acquisisce i tasti digitati per condurre ricerche online o inserire testo nei campi in un modello di sito Web. Uno dei vantaggi di catturare i tasti è che è possibile ricostruire come un dipendente è finito su una determinata pagina in un determinato sito web. Ad esempio, se l'analisi della sequenza di tasti mostra che il dipendente ha immesso una richiesta di ricerca in un browser che includeva quella che sembrava essere una stringa di parole innocua ma che poi finisce su un sito per adulti con un nome che include quelle parole, è almeno un possibilità che la visita al sito non commerciale sia stata un incidente. Al contrario, se il dipendente immette sequenze di tasti che indicano l'URL esatto per un sito non correlato al lavoro, si può accertare che l'atto era intenzionale.
Il software che acquisisce la durata del tempo trascorso in un sito può anche essere importante quando il datore di lavoro desidera monitorare l'attività Internet dei dipendenti. Ciò può aiutare un datore di lavoro a farsi un'idea migliore se il dipendente controlla gli account di posta elettronica personali durante le pause o durante il pranzo o se trascorre una quantità eccessiva di tempo di lavoro in questioni personali. Mentre la maggior parte dei datori di lavoro ha una certa tolleranza per l'utilizzo delle risorse Internet dell'azienda per controlli rapidi una o due volte al giorno, una grande quantità di tempo speso per ricerche su Internet non legate al lavoro e l'uso può essere motivo di azione disciplinare.
Esistono anche alcuni pacchetti software progettati per monitorare l'attività di Internet dei dipendenti e acquisire immagini delle pagine visualizzate dal dipendente. Ciò può essere particolarmente utile, poiché rende più semplice determinare se il dipendente ha visitato il sito per leggere i commenti su un prodotto del cliente o alcune notizie relative a un progetto di ricerca. Questo tipo di funzionalità di visualizzazione renderà evidente anche se l'attività di navigazione fosse per motivi personali piuttosto che professionali.