Che cos'è una carta di credito aziendale?
Una carta di credito aziendale può essere definita in diversi modi. Può essere una carta disponibile per l'uso per tutti i membri dell'azienda, in particolare le piccole aziende. Queste carte possono essere utilizzate come mezzo principale per acquistare oggetti quotidianamente. In alternativa, una società può emettere una carta di credito ad alcuni dipendenti, in particolare a coloro che devono viaggiare per lavoro e devono pagare le spese coperte dall'azienda lungo il percorso.
L'azienda è responsabile del pagamento delle fatture per entrambi i tipi di carte di credito aziendali, a condizione che il loro utilizzo sia strettamente legato alle spese aziendali approvate. Questo può creare alcuni problemi e le persone devono prestare attenzione a tenere ricevute e registri accurati quando usano le carte. Un dipendente può essere responsabile di addebiti che non sono realmente spese aziendali e l'acquisto di cose sulla carta che non sono realmente correlate all'attività può essere causa in alcuni casi della risoluzione da un posto di lavoro.
È vero che alcuni dipendenti abuseranno di una carta di credito dell'azienda, ma con l'avanzamento delle dichiarazioni dettagliate, è probabile che questo venga scoperto rapidamente. A volte si verificano abusi accidentali. Quando le persone sono abituate a pagare per le cose con le carte, è molto facile pagare per le cose con la carta sbagliata. Se un dipendente rileva un acquisto accidentale con la carta di credito dell'azienda, deve informare immediatamente i datori di lavoro ed essere pronto a compensare immediatamente l'azienda.
Un problema più complicato sorge quando i dipendenti acquistano cose che sono spese aziendali legittime mentre acquistano cose per uso personale. Ancora una volta, la conservazione dettagliata delle ricevute è la chiave per assicurarsi che la società non stia acquistando cose estranee alla propria attività. Un modo per evitarlo è richiedere transazioni separate quando si effettua un acquisto che include spese aziendali e personali e quindi utilizzare la carta di credito dell'azienda e una carta personale per pagare tali transazioni.
A volte le persone che hanno una carta di credito aziendale emessa a loro nome, si chiedono se potrebbero essere in grado di trarre vantaggio dai vantaggi offerti con la carta, come le miglia frequent flyer. La decisione di consentire al dipendente di utilizzare vantaggi o punti regalo deve spettare al datore di lavoro. Quando ciò non è chiaro, i dipendenti devono verificare con il proprio datore di lavoro prima di utilizzare tutti i vantaggi. La compagnia potrebbe voler accumularli per fare regali ai dipendenti o per risparmiare sui viaggi aerei.
Un modo per evitare di utilizzare una carta di credito aziendale è quello di creare un metodo di rimborso per le spese aziendali sostenute dai dipendenti. Ciò implica anche che i dipendenti consegnino le entrate, ma offre alle aziende meno capacità di indagare sugli addebiti. Molti ritengono che una carta di credito aziendale offra maggiore convenienza rispetto al metodo di ricevuta / rimborso. Un altro vantaggio delle carte di credito rispetto al metodo di ricevuta / rimborso è che i dipendenti con poca disponibilità personale in contanti o credito non saranno posti in una situazione imbarazzante in cui non possono coprire le spese aziendali legittime.