Was ist eine Firmenkreditkarte?
Eine Firmenkreditkarte kann auf verschiedene Arten definiert werden. Es kann sich um eine Karte handeln, die allen Mitgliedern des Unternehmens, insbesondere kleinen Unternehmen, zur Verfügung steht. Diese Karten können als Hauptmittel für den täglichen Einkauf verwendet werden. Alternativ kann ein Unternehmen eine Kreditkarte an einige Mitarbeiter ausstellen, insbesondere an diejenigen, die geschäftlich unterwegs sind und für die Kosten aufkommen müssen, die das Unternehmen auf dem Weg dorthin trägt.
Das Unternehmen ist für die Zahlung von Rechnungen für beide Arten von Firmenkreditkarten verantwortlich, sofern diese ausschließlich für genehmigte Geschäftsausgaben verwendet werden. Dies kann zu Problemen führen, und die Benutzer müssen bei der Verwendung der Karten auf sorgfältige Belege und Aufzeichnungen achten. Ein Mitarbeiter kann für Gebühren verantwortlich sein, die keine echten Geschäftsausgaben darstellen, und der Kauf von Dingen auf der Karte, die wirklich nicht mit dem Geschäft zu tun haben, kann in einigen Fällen zur Kündigung eines Jobs führen.
Es ist richtig, dass einige Mitarbeiter eine Firmenkreditkarte missbrauchen, aber mit Fortschritten bei detaillierten Aussagen ist es wahrscheinlich, dass dies schnell entdeckt wird. Manchmal kommt es zu versehentlichem Missbrauch. Wenn die Leute es gewohnt sind, mit Karten zu bezahlen, ist es sehr einfach, mit der falschen Karte zu bezahlen. Wenn ein Mitarbeiter einen versehentlichen Kauf mit der Firmenkreditkarte feststellt, sollte er oder sie den Arbeitgeber unverzüglich informieren und bereit sein, das Unternehmen unverzüglich zu entschädigen.
Ein komplizierteres Problem tritt auf, wenn Mitarbeiter Dinge kaufen, die legitime Geschäftskosten darstellen, und gleichzeitig Dinge für den persönlichen Gebrauch kaufen. Auch hier ist die detaillierte Aufbewahrung von Belegen der Schlüssel, um sicherzustellen, dass das Unternehmen keine Dinge kauft, die nichts mit seinem Geschäft zu tun haben. Eine Möglichkeit, dies zu vermeiden, besteht darin, bei einem Einkauf, der geschäftliche und persönliche Ausgaben umfasst, separate Transaktionen anzufordern und diese dann mit der Firmenkreditkarte und einer persönlichen Karte zu bezahlen.
Manchmal fragen sich Leute, die eine Firmenkreditkarte in ihrem Namen ausgestellt haben, ob sie die mit der Karte angebotenen Vergünstigungen wie Vielfliegermeilen in Anspruch nehmen können. Die Entscheidung, dem Arbeitnehmer die Verwendung von Vergünstigungen oder Geschenkpunkten zu gestatten, muss dem Arbeitgeber überlassen bleiben. Wenn dies unklar ist, sollten sich die Mitarbeiter bei ihrem Arbeitgeber erkundigen, bevor sie Vergünstigungen in Anspruch nehmen. Das Unternehmen möchte diese möglicherweise sammeln, um Mitarbeitern Geschenke zu machen oder Geld für Flugreisen zu sparen.
Eine Möglichkeit, die Verwendung einer Firmenkreditkarte zu vermeiden, besteht darin, eine Erstattungsmethode für die von Mitarbeitern getätigten Geschäftsausgaben zu erstellen. Dies beinhaltet auch, dass die Mitarbeiter Quittungen einreichen, die Unternehmen jedoch weniger in die Lage versetzt werden, die Gebühren zu untersuchen. Viele finden, dass eine Firmenkreditkarte mehr Komfort bietet als die Quittungs- / Rückerstattungsmethode. Ein weiterer Vorteil von Kreditkarten gegenüber der Quittungs- / Rückerstattungsmethode besteht darin, dass Mitarbeiter mit wenig verfügbarem Bargeld oder Kredit nicht in eine peinliche Situation geraten, in der sie nicht zur Deckung legitimer Geschäftsausgaben eingesetzt werden können.