Cos'è l'Assemblea dei documenti?
L'assemblaggio di documenti è il processo di creazione di documenti elettronici utilizzando segmenti di documenti preesistenti per compilare o assemblare un nuovo documento. Questo processo può essere gestito manualmente o utilizzare vari tipi di software per combinare automaticamente modelli con origini dati come mezzo per assemblare il nuovo documento. Questo processo può essere utilizzato con successo con qualsiasi cosa, dalla creazione di un nuovo contratto alla preparazione di lettere per una nuova campagna di vendita.
L'attuale processo di assemblaggio dei documenti prevede l'uso del software di elaborazione testi come strumento di base per la creazione del nuovo documento. Nel suo approccio più semplice, ciò implica l'utilizzo di un documento vuoto come punto di partenza per il progetto. Il compilatore quindi apre altri documenti di elaborazione testi che sono già in archivio, individuando sezioni o segmenti pertinenti allo scopo del nuovo documento. Gli strumenti inclusi con il prodotto software consentono quindi al compilatore di copiare il testo desiderato dai documenti più vecchi e incollare lo stesso testo nel nuovo documento. Il compilatore può anche aggiungere un nuovo testo per aiutare a legare tutti i segmenti incollati in un flusso coerente e logico di informazioni, regolare dimensioni, colori e tipi di font in base allo scopo del nuovo documento, quindi salvare e archiviare il documento fino a quando non è necessario per la distribuzione.
Mentre il processo di assemblaggio dei documenti può essere gestito manualmente, è anche possibile utilizzare opzioni software avanzate per recuperare automaticamente i dati in memoria e importarli nel nuovo documento. Ad esempio, se un team di vendita volesse preparare lettere che annunciano il rilascio di un nuovo prodotto alla sua base di clienti esistente, il corpo del nuovo modello di lettera potrebbe essere assemblato importando testo da un opuscolo di vendita. Un altro documento potrebbe fornire la copia elettronica del masthead dell'azienda. Per completare il progetto, il software di assemblaggio dei documenti accede quindi al database delle vendite e importa i nomi e gli indirizzi dei clienti nei campi appropriati sul nuovo modello di lettera. A quel punto, le lettere possono essere stampate o inviate come e-mail a tutti i clienti.
Uno dei vantaggi dell'assemblaggio di documenti è che l'approccio può far risparmiare molto tempo. Ad esempio, la preparazione di un gran numero di lettere di vendita per la distribuzione potrebbe richiedere ore o addirittura giorni, a seconda della quantità di lettere che devono essere indirizzate e stampate. Utilizzando il software per gestire il processo di assemblaggio, quello che sarebbe altrimenti un progetto per tutto il giorno può essere completato in due ore o meno. Da questo punto di vista, l'assemblaggio di documenti aiuta ad aumentare la produttività, che alla fine consente all'azienda di essere più redditizia.