ドキュメントアセンブリとは

ドキュメントアセンブリは、既存のドキュメントのセグメントを利用して新しいドキュメントをコンパイルまたはアセンブルすることにより、電子ドキュメントを作成するプロセスです。 このプロセスは手動で管理するか、さまざまな種類のソフトウェアを使用して、新しいドキュメントを組み立てる手段としてテンプレートをデータソースと自動的に組み合わせます。 このプロセスは、新しい契約の作成から新しい販売キャンペーンのレターの準備まで、すべてで正常に使用できます。

文書の組み立ての実際のプロセスには、新しい文書を作成するための基本的なツールとしてワードプロセッシングソフトウェアを使用することが含まれます。 最も単純なアプローチでは、プロジェクトの開始点として空白のドキュメントを使用します。 次に、コンパイラは、すでにストレージにある他のワードプロセッシングドキュメントを開き、新しいドキュメントの目的に関連するセクションまたはセグメントを見つけます。 ソフトウェア製品に含まれるツールを使用すると、コンパイラーは古いドキュメントから目的のテキストをコピーし、同じテキストを新しいドキュメントに貼り付けることができます。 コンパイラは、新しいテキストを追加して、貼り付けられたすべてのセグメントを1つのまとまった論理的な情報の流れに結び付け、フォントサイズ、色、およびタイプを新しいドキュメントの目的に合わせて調整し、必要になるまでドキュメントを保存および保存できます配布用。

ドキュメントのアセンブリプロセスは手動で処理できますが、高度なソフトウェアオプションを使用して、ストレージ内のデータを自動的に取得し、新しいドキュメントにインポートすることもできます。 たとえば、販売チームが既存の顧客ベースへの新製品のリリースを発表するレターを準備する場合、販売レターからテキストをインポートすることにより、新しいレターテンプレートの本文を組み立てることができます。 別のドキュメントで、会社のマストヘッドの電子コピーを提供できます。 プロジェクトを完了するために、ドキュメントアセンブリソフトウェアは販売データベースにアクセスし、顧客名と住所を新しいレターテンプレートの適切なフィールドにインポートします。 その時点で、すべての顧客に手紙を印刷したり、メールで送信したりできます。

ドキュメントアセンブリの利点の1つは、このアプローチにより時間を大幅に節約できることです。 たとえば、多数の販売レターを配布用に準備するには、アドレス指定して印刷する必要があるレターの量に応じて、数時間から数日かかる場合があります。 ソフトウェアを使用してアセンブリプロセスを処理すれば、1日のプロジェクトでは2時間以内に完了できます。 この観点から、ドキュメントアセンブリは生産性の向上に役立ち、最終的にビジネスの収益性を高めます。